Procurement Staff adalah profesional yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan Anda memperoleh produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan.
Definisi Procurement Staff
Procurement staff adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk mengelola proses pembelian barang dan jasa untuk perusahaan atau organisasi.
Tugas utama procurement staff meliputi penelitian produk dan jasa, pengelolaan vendor dan supplier, negosiasi harga, dan pemantauan dan evaluasi kinerja vendor.
Staff Procurement juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan sesuai dengan standar kualitas, harga yang wajar, dan jadwal yang ditetapkan.
Terakhir, procurement staff sering bekerja dengan tim dan berkoordinasi dengan departemen lain dalam perusahaan untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan.
Tujuan Procurement Staff
Tujuan utama dari procurement staff adalah untuk mengelola proses pembelian barang dan jasa dengan efisien dan efektif.
Selain itu, memastikan bahwa perusahaan atau organisasi memperoleh produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas yang ditetapkan dengan harga yang wajar. Beberapa tujuan spesifik dari procurement staff antara lain:
- Memastikan bahwa perusahaan atau organisasi memperoleh produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas yang ditetapkan.
- Mencari dan mengevaluasi vendor dan supplier yang potensial sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Melakukan negosiasi harga dan kondisi pembelian yang sesuai dengan anggaran perusahaan.
- Memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan peraturan dan regulasi yang berlaku.
- Memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
- Memantau dan mengevaluasi kinerja vendor dan supplier serta mengambil tindakan yang diperlukan jika diperlukan.
- Mengurangi risiko pembelian yang tidak efektif dan memastikan bahwa perusahaan atau organisasi memperoleh nilai terbaik dari pembelian yang dilakukan.
Fungsi Procurement Staff
Salah satu fungsi procurement staff adalah untuk mengelola proses pembelian barang dan jasa untuk perusahaan atau organisasi. Berikut beberapa fungsi utama procurement staff meliputi:
- Penelitian produk dan jasa: Mencari dan mengevaluasi produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
- Pengelolaan pembelian: Mengkoordinasikan proses pembelian produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
- Pengelolaan vendor dan supplier: Mencari, mengevaluasi dan mengelola vendor dan supplier yang potensial sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Negosiasi harga: Melakukan negosiasi harga produk dan jasa dengan vendor dan supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi dan anggaran yang telah ditentukan.
- Pemantauan dan evaluasi kinerja vendor: Memantau dan mengevaluasi kinerja vendor dan supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
- Memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan peraturan dan regulasi yang berlaku.
- Memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
- Memastikan bahwa perusahaan atau organisasi memperoleh nilai terbaik dari pembelian yang dilakukan.
Fungsi ini sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan atau organisasi dapat memperoleh produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas yang ditetapkan dengan harga yang wajar serta mengelola risiko pembelian yang tidak efektif.
Tugas dan Tanggung Jawab Procurement Staff
1. Melakukan Penelitian Produk dan Jasa
Melakukan penelitian produk dan jasa adalah salah satu tugas utama dari procurement staff. Procurement staff bertanggung jawab untuk mencari dan mengevaluasi produk dan jasa. Dalam melakukan penelitian produk dan jasa, procurement staff melakukan beberapa hal sebagai berikut:
- Mencari informasi tentang produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
- Mengumpulkan informasi tentang harga, kualitas, dan kondisi pembelian produk dan jasa yang diteliti.
- Mengumpulkan informasi tentang vendor dan supplier yang menyediakan produk dan jasa yang diteliti.
- Mengevaluasi produk dan jasa yang diteliti dan menentukan apakah produk dan jasa tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
- Menyusun laporan hasil penelitian produk dan jasa yang diterima dan menyampaikan laporan tersebut kepada pihak yang berwenang dalam perusahaan atau organisasi untuk diputuskan.
Penelitian yang dilakukan oleh procurement staff ini sangat penting agar perusahaan dapat memperoleh produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas yang ditetapkan dengan harga yang wajar.
2. Mengelola Pembelian Produk dan Jasa
Mengelola pembelian produk dan jasa adalah salah satu tugas utama dari procurement staff. Procurement staff bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan proses pembelian produk dan jasa. Dalam mengelola pembelian produk dan jasa, procurement staff melakukan beberapa hal sebagai berikut:
- Merencanakan pembelian produk dan jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
- Membuat daftar produk dan jasa yang akan dibeli, termasuk jumlah, harga, dan jadwal pengiriman.
- Mencari dan mengevaluasi vendor dan supplier yang potensial sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Melakukan negosiasi harga dan kondisi pembelian dengan vendor dan supplier yang dipilih.
- Membuat purchase order dan mengirimkannya ke vendor dan supplier.
- Memantau pengiriman produk dan jasa dan memastikan bahwa produk dan jasa yang diterima sesuai dengan purchase order.
- Melakukan pembayaran produk dan jasa yang diterima.
- Melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja vendor dan supplier.
- Mengambil tindakan yang diperlukan jika diperlukan.
Mengelola pembelian produk dan jasa yang efisien dan efektif merupakan faktor penting dalam menjamin bahwa perusahaan atau organisasi dapat memperoleh produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas yang ditetapkan dengan harga yang wajar.
3. Mengelola Vendor dan Supplier
Mengelola vendor dan supplier adalah salah satu tugas utama dari procurement staff. Procurement staff bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan proses pembelian produk dan jasa dengan vendor dan supplier. Dalam mengelola vendor dan supplier, procurement staff melakukan beberapa hal sebagai berikut:
- Mencari dan mengevaluasi vendor dan supplier yang potensial sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Membuat dan mengelola daftar vendor dan supplier yang potensial.
- Melakukan negosiasi harga dan kondisi pembelian dengan vendor dan supplier yang dipilih.
- Membuat purchase order dan mengirimkannya ke vendor dan supplier.
- Memantau pengiriman produk dan jasa dan memastikan bahwa produk dan jasa yang diterima sesuai dengan purchase order.
- Melakukan pembayaran produk dan jasa yang diterima.
- Melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja vendor dan supplier.
- Mengambil tindakan yang diperlukan jika diperlukan.
- Membuat laporan kinerja vendor dan supplier.
Mengelola vendor dan supplier yang efisien dan efektif merupakan faktor penting dalam menjamin bahwa perusahaan dapat memperoleh produk dan jasa. Hal ini sesuai kebutuhan dan standar kualitas yang ditetapkan dengan harga yang wajar, serta dapat menjaga relasi baik dengan vendor dan supplier yang menjadi mitra kerja.
4. Melakukan Negosiasi Harga
Melakukan negosiasi harga adalah salah satu tugas utama dari procurement staff. Procurement staff bertanggung jawab untuk melakukan negosiasi harga produk dan jasa dengan vendor dan supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi dan anggaran yang telah ditentukan. Dalam melakukan negosiasi harga, procurement staff melakukan beberapa hal sebagai berikut:
- Menganalisis harga produk dan jasa yang ditawarkan oleh vendor dan supplier potensial.
- Menentukan harga yang diinginkan sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan.
- Melakukan negosiasi harga dengan vendor dan supplier yang dipilih sesuai dengan harga yang diinginkan.
- Mencari kesepakatan harga yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi dan anggaran yang telah ditentukan.
- Membuat purchase order dan mengirimkannya ke vendor dan supplier setelah harga yang sesuai telah ditentukan.
Melakukan negosiasi harga yang efektif merupakan faktor penting dalam menjamin bahwa perusahaan dapat memperoleh produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas. Negosiasi harga yang efektif juga dapat menghemat anggaran perusahaan dan meningkatkan profitabilitas perusahaan.
5. Melakukan Pemantauan Vendor
Melakukan pemantauan vendor adalah salah satu tugas utama dari procurement staff. Pemantauan vendor bertujuan untuk memastikan bahwa vendor sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam melakukan pemantauan vendor, procurement staff dapat melakukan beberapa hal sebagai berikut:
- Membuat dan mengelola daftar vendor yang potensial, termasuk informasi mengenai kualitas produk dan jasa, harga, jadwal pengiriman, dan pelayanan purna jual.
- Memantau pengiriman produk dan jasa dari vendor dan memastikan bahwa produk dan jasa yang diterima sesuai dengan purchase order.
- Melakukan evaluasi kinerja vendor berdasarkan kriteria yang ditetapkan, seperti kualitas produk dan jasa, harga, jadwal pengiriman, dan pelayanan purna jual.
- Membuat laporan kinerja vendor dan memberikan feedback kepada vendor jika diperlukan.
- Mengambil tindakan yang diperlukan jika diperlukan seperti memberikan feedback atau mencari vendor baru jika kinerja vendor tidak memenuhi standar yang ditetapkan.
Pemantauan vendor yang efektif merupakan faktor penting dalam menjamin bahwa perusahaan atau organisasi dapat memperoleh produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas yang ditetapkan dengan harga yang wajar.
6. Evaluasi Kinerja Vendor
Evaluasi kinerja vendor adalah salah satu tugas utama dari procurement staff. Kegiatan evaluasi kinerja vendor bertujuan untuk mengevaluasi kualitas produk dan jasa yang diterima dari vendor dan kinerja vendor dalam melayani perusahaan atau organisasi.
Dalam melakukan evaluasi kinerja vendor, procurement staff dapat melakukan beberapa hal sebagai berikut:
- Membuat dan mengelola daftar vendor yang potensial, termasuk informasi mengenai kualitas produk dan jasa, harga, jadwal pengiriman, dan pelayanan purna jual.
- Memantau pengiriman produk dan jasa dari vendor dan memastikan bahwa produk dan jasa yang diterima sesuai dengan purchase order.
- Menentukan kriteria evaluasi kinerja vendor, seperti kualitas produk dan jasa, harga, jadwal pengiriman, dan pelayanan purna jual.
- Melakukan evaluasi kinerja vendor berdasarkan kriteria yang ditetapkan.
- Membuat laporan kinerja vendor dan memberikan feedback kepada vendor jika diperlukan.
- Mengambil tindakan yang diperlukan jika diperlukan seperti memberikan feedback atau mencari vendor baru jika kinerja vendor tidak memenuhi standar yang ditetapkan.
Baca Juga: artikel terkait manajemen aset di website ASDF
Kualifikasi Procurement Staff
1. Pendidikan
Procurement Staff biasanya memiliki pendidikan dasar dalam manajemen pembelian atau manajemen operasional. Beberapa perguruan tinggi menawarkan program sarjana atau program pascasarjana dalam manajemen pembelian dan logistik.
Selain itu, ada juga beberapa program pelatihan profesional yang ditawarkan oleh organisasi profesional seperti Institute for Supply Management (ISM) dan Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS).
Selain pendidikan formal, pengalaman kerja di bidang pembelian dan pengalaman dalam mengelola vendor dan supplier juga sangat penting bagi seorang procurement staff.
Beberapa perusahaan juga membutuhkan procurement staff dengan pengalaman dalam industri tertentu, seperti manufaktur, konstruksi, atau teknologi.
Pendidikan dan pengalaman kerja yang tepat dapat membantu procurement staff dalam memahami proses pembelian, mengelola vendor dan supplier, dan melakukan negosiasi harga yang efektif, serta dapat membantu dalam mengelola risiko pembelian yang tidak efektif.
2. Pengalaman kerja
Pengalaman kerja merupakan faktor penting dalam menjadi seorang procurement staff. Untuk pengalaman kerja dapat membantu seseorang untuk memahami proses pembelian, mengelola vendor dan supplier, melakukan negosiasi harga yang efektif, dan mengelola risiko pembelian yang tidak efektif.
Beberapa jenis pengalaman kerja yang dapat mempersiapkan seseorang menjadi procurement staff adalah:
- Pengalaman kerja dalam bidang pembelian: Pengalaman kerja dalam bidang pembelian dapat membantu seseorang dalam memahami proses pembelian, mengelola vendor dan supplier, dan melakukan negosiasi harga yang efektif.
- Pengalaman kerja dalam industri tertentu: Pengalaman kerja dalam industri tertentu, seperti manufaktur, konstruksi, atau teknologi, dapat membantu seseorang dalam memahami kebutuhan dan standar kualitas produk dan jasa yang dibutuhkan dalam industri tersebut.
- Pengalaman kerja dalam mengelola vendor dan supplier: Pengalaman kerja dalam mengelola vendor dan supplier dapat membantu seseorang dalam memahami proses pengelolaan vendor dan supplier, termasuk mencari dan mengevaluasi vendor dan supplier potensial, melakukan negosiasi harga, dan mengelola kinerja vendor dan supplier.
- Pengalaman kerja dalam manajemen: Pengalaman kerja dalam manajemen dapat membantu seseorang dalam memahami manajemen proyek, manajemen anggaran, dan manajemen risiko, yang merupakan kompetensi penting dalam mengelola proses pembelian
3. Kemampuan komunikasi dan negosiasi
Kemampuan komunikasi dan negosiasi merupakan kompetensi penting bagi seorang procurement staff. Keahlian ini diperlukan dalam berinteraksi dengan vendor dan supplier, serta dalam mengelola proses pembelian. Beberapa kemampuan komunikasi dan negosiasi yang dibutuhkan oleh procurement staff meliputi:
- Kemampuan komunikasi yang efektif: Kemampuan untuk menyampaikan informasi secara jelas dan efektif kepada vendor dan supplier, serta kepada rekan kerja dalam perusahaan atau organisasi.
- Kemampuan negosiasi yang baik: Kemampuan untuk melakukan negosiasi harga produk dan jasa dengan vendor dan supplier serta dapat mencari kesepakatan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi dan anggaran yang telah ditentukan.
- Kemampuan dalam mengelola konflik: Kemampuan untuk mengelola konflik yang mungkin terjadi dalam proses pembelian dan dapat mencari solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
- Kemampuan dalam berkomunikasi dalam bahasa asing: Kemampuan dalam berkomunikasi dalam bahasa asing dapat membantu procurement staff untuk berinteraksi dengan vendor dan supplier dari negara lain.
4. Kemampuan analisis dan pemecahan masalah
Kemampuan analisis dan pemecahan masalah merupakan kompetensi penting bagi seorang procurement staff. Keahlian ini diperlukan dalam mengevaluasi kebutuhan perusahaan atau organisasi, mencari dan mengevaluasi vendor dan supplier potensial, dan mengelola proses pembelian.
Beberapa kemampuan analisis dan pemecahan masalah yang dibutuhkan oleh procurement staff meliputi:
- Kemampuan analisis data: Kemampuan untuk menganalisis data dan informasi yang diterima dari vendor dan supplier, serta dari rekan kerja dalam perusahaan atau organisasi.
- Kemampuan pemecahan masalah: Kemampuan untuk mencari solusi yang sesuai dengan masalah yang mungkin terjadi dalam proses pembelian.
- Kemampuan untuk mengambil keputusan: Kemampuan untuk mengambil keputusan yang tepat dan cepat dalam proses pembelian.
- Kemampuan dalam mengelola risiko: Kemampuan untuk mengelola risiko yang mungkin terjadi dalam proses pembelian dan dapat mencari solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
- Kemampuan dalam mengelola proyek: Kemampuan dalam mengelola proyek pembelian dari awal sampai akhir, termasuk menetapkan tujuan, merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi proyek.
Prospek Kerja Procurement Staff
1. Persyaratan yang dibutuhkan untuk menjadi procurement staff
Persyaratan yang dibutuhkan untuk menjadi procurement staff bervariasi tergantung pada perusahaan atau organisasi yang dituju, namun beberapa persyaratan yang umum dibutuhkan adalah:
- Pendidikan: Pendidikan dasar dalam manajemen pembelian atau manajemen operasional. Beberapa perusahaan juga mencari procurement staff yang memiliki gelar sarjana atau pascasarjana dalam manajemen pembelian dan logistik.
- Pengalaman kerja: Pengalaman kerja dalam bidang pembelian atau pengalaman dalam mengelola vendor dan supplier. Beberapa perusahaan juga mencari procurement staff dengan pengalaman dalam industri tertentu.
- Kemampuan komunikasi dan negosiasi: Kemampuan untuk menyampaikan informasi secara jelas dan efektif kepada vendor dan supplier, serta kepada rekan kerja dalam perusahaan atau organisasi.
- Kemampuan analisis dan pemecahan masalah: Kemampuan untuk menganalisis data dan informasi yang diterima dari vendor dan supplier, serta dari rekan kerja dalam perusahaan atau organisasi.
- Kemampuan dalam berkomunikasi dalam bahasa asing: Kemampuan dalam berkomunikasi dalam bahasa asing dapat membantu procurement staff untuk berinteraksi dengan vendor dan supplier dari negara lain.
2. Prospek karir di bidang procurement
Prospek karir di bidang procurement cukup baik, karena pembelian merupakan bagian penting dalam operasional perusahaan atau organisasi.
Procurement staff bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan atau organisasi memperoleh produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas yang ditetapkan dengan harga yang wajar.
Seorang procurement staff dapat bekerja di berbagai jenis perusahaan atau organisasi, termasuk perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, perusahaan teknologi, perusahaan jasa, dan perusahaan swasta maupun publik.
Staff Procurement dapat naik pangkat menjadi manajer pembelian atau manajer operasional, dan dapat juga menjadi direktur pembelian di perusahaan.
Selain itu, procurement staff juga dapat membangun karir mereka dengan menjadi konsultan pembelian atau pengajar pembelian.
Procurement staff mengambil sertifikasi profesional seperti Certified Purchasing Manager (CPM) dari Institute for Supply Management (ISM) atau Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS).
Secara umum, prospek karir di bidang procurement cukup baik dan memberikan peluang karir yang menarik bagi individu yang memiliki kemampuan.
3. Peluang kerja di perusahaan-perusahaan besar dan industri tertentu
Peluang kerja di perusahaan-perusahaan besar dan industri tertentu cukup baik untuk procurement staff. Beberapa perusahaan besar dan industri tertentu yang memerlukan procurement staff antara lain:
- Perusahaan manufaktur: Procurement staff diperlukan untuk memastikan bahwa perusahaan manufaktur memperoleh bahan baku dan peralatan yang dibutuhkan dengan harga yang wajar.
- Perusahaan konstruksi: Procurement staff diperlukan untuk memastikan bahwa perusahaan konstruksi memperoleh bahan bangunan dan peralatan yang dibutuhkan dengan harga yang waja.
- Perusahaan teknologi: Procurement staff diperlukan untuk memastikan bahwa perusahaan teknologi memperoleh komponen elektronik dan peralatan yang dibutuhkan dengan harga yang wajar.
- Perusahaan jasa: Procurement staff diperlukan untuk memastikan bahwa perusahaan jasa memperoleh jasa yang dibutuhkan dengan harga yang wajar.
- Perusahaan publik: Procurement staff diperlukan untuk memastikan bahwa perusahaan publik memperoleh produk dan jasa.
Temukan berbagai informasi menarik lainnya pada laman ASDF.ID
