PPIC Adalah

Dalam industri manufaktur maupun perusahaan yang memiliki kegiatan produksi, PPIC menjadi salah satu divisi paling penting yang menentukan kelancaran operasional. Tanpa PPIC, perusahaan akan mengalami kekacauan: produksi terhambat, bahan baku kosong, stok menumpuk, pesanan pelanggan terlambat, dan biaya operasional meningkat drastis.

Karena itu, memahami PPIC adalah apa, bagaimana fungsinya, bagaimana alur kerjanya, serta apa saja kompetensi dan KPI-nya sangat penting bagi pemilik bisnis, manajer, hingga mahasiswa teknik industri atau supply chain.

Artikel komprehensif ini akan mengulas semuanya secara lengkap, terstruktur, dan mendalam, mari mulai dari definisinya.

Apa Itu PPIC?

PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control, yaitu departemen yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengendalikan, dan memastikan kelancaran seluruh proses produksi serta pengelolaan persediaan (inventory).

Definisi lengkap: PPIC adalah fungsi yang memastikan barang diproduksi tepat waktu, dalam jumlah yang tepat, sesuai kualitas, dan dengan ketersediaan bahan baku yang memadai. Tujuannya adalah menjaga efisiensi produksi, stabilitas operasional, dan pemenuhan permintaan pelanggan.

PPIC merupakan jembatan antara:

• Sales
• Purchasing
• Warehouse
• Production
• Quality Control
• Logistics
• Finance

Karena itu, PPIC sering disebut “jantung operasional perusahaan”.

Baca Juga: Apa Itu Production Planning

Peran dan Pentingnya PPIC dalam Perusahaan Modern

Perusahaan tidak bisa hanya mengandalkan produksi tanpa perencanaan. Tanpa PPIC:

❌ bahan baku tidak tersedia
❌ mesin idle
❌ work order tidak jelas
❌ lead time panjang
❌ biaya produksi membengkak
❌ delivery ke pelanggan terlambat
❌ stok menumpuk / dead stock

Dengan PPIC yang baik:

✔ produksi berjalan lancar
✔ permintaan pelanggan terpenuhi
✔ stok stabil
✔ biaya operasional efisien
✔ lead time pendek
✔ profit meningkat

Inilah alasan PPIC menjadi salah satu divisi strategis dalam supply chain.

Tugas PPIC (Production Planning & Inventory Control)

A. Production Planning (Perencanaan Produksi)

1. Menyusun Master Production Schedule (MPS)

Menentukan rencana produksi mingguan/bulanan berdasarkan:

• forecast demand
• order pelanggan
• kapasitas mesin
• ketersediaan tenaga kerja
• jumlah shift
• prioritas pesanan

2. Merencanakan kebutuhan bahan baku (MRP)

Menggunakan metode Material Requirements Planning untuk:

• menghitung kebutuhan material
• memastikan kapan harus memesan
• menentukan jumlah pembelian yang optimal

3. Perencanaan kapasitas produksi (CRP – Capacity Requirement Planning)

PPIC memastikan apakah kapasitas mesin mencukupi. Jika tidak:

• tambah shift
• outsourcing
• reschedule order

4. Membuat Work Order (WO) / Production Order

Dokumen resmi untuk memulai proses produksi di shop floor.

5. Menentukan jadwal produksi (Production Scheduling)

Jadwal mencakup:

• urutan produksi
• timeline pengerjaan
• sumber daya yang digunakan
• target penyelesaian

B. Inventory Control (Pengendalian Persediaan)

6. Mengontrol jumlah inventory

Menjaga stok dalam level optimal:

• tidak kekurangan (understock)
• tidak berlebihan (overstock)

7. Menghitung Reorder Point (ROP)

Menentukan kapan bahan baku harus dibeli ulang.

8. Mengawasi stock movement

Melakukan kontrol atas:

• barang masuk
• barang keluar
• barang retur
• barang defect

9. Stock opname dan audit inventori

Memastikan data stok akurat.

10. Menangani safety stock

Stok cadangan untuk kondisi darurat.

C. Koordinasi Antar Departemen

11. Koordinasi dengan Sales

Sales memberikan forecast & order. PPIC mengolahnya menjadi MPS.

12. Koordinasi dengan Purchasing

Agar pembelian material dilakukan tepat waktu.

13. Koordinasi dengan Warehouse

Stok harus selalu diupdate dan dilaporkan ke PPIC.

14. Koordinasi dengan Production

Memastikan eksekusi produksi sesuai jadwal.

15. Koordinasi dengan Quality Control

Menangani reject, rework, dan quality issue.

D. Reporting & Improvement

16. Membuat laporan produksi dan inventory

Meliputi:

• achievement
• downtime
• stock accuracy
• material usage variance

17. Analisis efisiensi

Mengidentifikasi bottleneck & waste.

18. Continuous improvement

Menggunakan metode seperti:

• Kaizen
• Lean Manufacturing
• 5S
• Six Sigma

Fungsi PPIC (Production Planning & Inventory Control)

1. Menyusun Rencana Produksi (Production Planning) Secara Strategis

Fungsi pertama PPIC adalah merumuskan Master Production Schedule (MPS) yang akan menjadi panduan seluruh aktivitas produksi. PPIC harus mampu menyeimbangkan permintaan pelanggan, kapasitas mesin, ketersediaan tenaga kerja, hingga efisiensi biaya.

Tanggung jawab mencakup:

• Mengolah forecast demand (jangka pendek & panjang).
• Menentukan jumlah produksi optimal per periode (hari/minggu/bulan).
• Mengatur urutan produksi agar waktu changeover minimal.
• Menyusun kapasitas produksi berdasarkan shift, mesin, dan operator.
• Menyiapkan rencana cadangan jika terjadi lonjakan order atau kendala pemasok.

Perencanaan ini memastikan perusahaan tidak memproduksi terlalu banyak (overproduction) maupun terlambat memenuhi permintaan.

2. Menghitung Kebutuhan Material (Material Requirement Planning / MRP)

MRP adalah tulang punggung PPIC. Tanpa perhitungan material yang presisi, produksi berpotensi berhenti karena kekurangan bahan.

PPIC bertugas untuk:

• Mengubah rencana produksi → kebutuhan bahan baku & komponen berdasarkan BOM.
• Menghitung kebutuhan kotor (gross requirement) dan kebutuhan bersih (net requirement).
• Menentukan kapan material harus dipesan (lead time planning).
• Mengatur besaran pemesanan (lot sizing).
• Menetapkan safety stock untuk memastikan produksi tidak berhenti.

MRP memastikan semua bahan tersedia tepat waktu, tepat jumlah, dan tepat spesifikasi.

3. Menjaga dan Mengendalikan Persediaan (Inventory Control)

PPIC juga bertanggung jawab menjaga level persediaan yang optimal.

Fungsi ini mencakup:

• Menentukan Reorder Point (ROP) berdasarkan rata-rata penggunaan & waktu tunggu dari pemasok.
• Menentukan safety stock sebagai cadangan risiko.
• Melakukan analisis klasifikasi persediaan (ABC analysis).
• Memantau pergerakan bahan baku, WIP (work in process), dan barang jadi.
• Mengawasi kesesuaian data sistem dengan stok fisik.

Fungsi inventory control yang baik mampu menekan:

• biaya penyimpanan (carrying cost)
• risiko kedaluwarsa
• dead stock
• pembelian mendadak dengan harga tinggi

4. Menyusun dan Mengatur Work Order (WO)

Setiap aktivitas produksi baru boleh berjalan setelah PPIC mengeluarkan WO.

PPIC memastikan:

• WO sudah disesuaikan dengan kapasitas mesin & prioritas order.
• Semua komponen dan alat pendukung siap sebelum produksi dimulai.
• Informasi teknis (routing, BOM, worksheet) lengkap dan akurat.

WO adalah elemen penting yang menentukan apakah produksi berjalan efektif dan minim kesalahan.

5. Mengatur Penjadwalan Produksi (Production Scheduling)

Setelah rencana produksi ditetapkan, penjadwalan akan menentukan waktu pelaksanaan tiap aktivitas.

Respons PPIC meliputi:

• Menentukan waktu mulai dan selesai setiap work order.
• Mengoptimalkan penggunaan mesin, tenaga kerja, dan teknologi produksi.
• Menentukan prioritas produksi berdasarkan SLA (Service Level Agreement).
• Menyesuaikan jadwal jika ada perubahan mendadak (rush order / mesin rusak).

Dalam industri modern, scheduling berbasis data sangat penting untuk menurunkan downtime dan memaksimalkan output.

6. Mengontrol Pelaksanaan Produksi (Shop Floor Control)

PPIC memastikan eksekusi produksi sesuai rencana pada tataran operasional harian.

Ini termasuk:

• Memantau status WO: start → process → completed.
• Mengukur work in process (WIP) dan meminimalkan bottleneck.
• Mengatasi kendala teknis atau material yang menghambat produksi.
• Mengumpulkan data performa untuk evaluasi.

Shop floor control sangat menentukan apakah perusahaan dapat memenuhi pesanan tepat waktu.

7. Menjaga Sinkronisasi Antar Departemen

PPIC adalah pusat koordinasi antara:

• Sales (order & forecast)
• Warehouse (stok bahan baku & barang jadi)
• Purchasing (pembelian material)
• Production (pelaksanaan produksi)
• QC (pengawasan kualitas)
• Logistics (pengiriman barang)

Tanpa PPIC, setiap departemen berjalan sendiri-sendiri, menghasilkan mis-komunikasi dan inefisiensi.

8. Menganalisis Efisiensi & Variansi Material

PPIC wajib menganalisis perbedaan antara perencanaan dan realisasi:

• Apakah penggunaan material sesuai BOM?
• Apakah terjadi pemborosan material?
• Apakah ada scrap/reject tinggi?
• Apakah kapasitas produksi digunakan secara optimal?

Data ini penting sebagai dasar perbaikan berkelanjutan (continuous improvement).

9. Menyusun Laporan Produksi & Inventory

PPIC menyajikan laporan untuk manajemen, mencakup:

• Output produksi
• Material usage variance
• Stock accuracy
• Target vs realisasi produksi
• Kesiapan material untuk produksi berikutnya

Laporan PPIC adalah fondasi pengambilan keputusan penting di perusahaan.

10. Memastikan Perusahaan Memiliki Sistem Produksi yang Stabil

Fungsi PPIC pada akhirnya adalah memastikan kondisi ideal:

• bahan baku selalu tersedia
• produksi berjalan tanpa gangguan
• stok terkontrol
• order pelanggan dipenuhi tepat waktu
• biaya produksi efisien
• perencanaan jangka panjang terkendali

Inilah mengapa PPIC disebut otak operasional perusahaan manufaktur.

KPI (Key Performance Indicators) PPIC

Berikut KPI yang biasanya digunakan perusahaan:

Nama KPI	Tujuan Pengukuran	Formula	Standar Industri	Contoh Perhitungan
OTIF (On Time In Full)	Mengukur ketepatan waktu & kelengkapan pengiriman pesanan	(Pesanan dikirim tepat waktu & lengkap ÷ total pesanan) × 100%	≥ 95%	95 dari 100 pesanan dikirim tepat waktu → 95%
Production Achievement	Menilai pencapaian output produksi dibanding target	(Output aktual ÷ Target output) × 100%	90–100%	Target 10.000 unit → tercapai 9.500 unit → 95%
Inventory Accuracy	Menilai kesesuaian stok fisik dengan stok sistem	(Item sesuai ÷ Total item dicek) × 100%	≥ 98%	490 dari 500 item sesuai → 98%
Material Usage Variance	Mengukur efisiensi pemakaian material	((Aktual – Standar) ÷ Standar) × 100%	0–5%	Standard 200 kg, aktual 210 kg → variance 5%
Lead Time Produksi	Mengukur kecepatan proses produksi	Waktu selesai – waktu mulai	Tergantung industri	Start 08:00, selesai 14:00 → 6 jam
Schedule Adherence	Menilai kepatuhan terhadap jadwal produksi	(WO selesai sesuai jadwal ÷ total WO) × 100%	≥ 90%	27 dari 30 WO selesai tepat waktu → 90%
Capacity Utilization	Mengukur pemanfaatan kapasitas produksi	(Output aktual ÷ kapasitas maksimum) × 100%	70–85%	Output 700 unit dari kapasitas 1.000 → 70%
WIP Level (Work In Process)	Mengontrol level barang setengah jadi & mendeteksi bottleneck	Total WIP vs standard WIP	Sesuai standar WIP	Standard WIP 300 unit, aktual 450 → over WIP
Scrap Rate	Mengukur tingkat produk rusak yang tidak dapat diperbaiki	(Scrap ÷ total produksi) × 100%	< 3%	50 scrap dari 5.000 produksi → 1%
Rework Rate	Mengukur jumlah produk rusak tetapi bisa diperbaiki	(Rework ÷ total produksi) × 100%	< 3–5%	120 rework dari 8.000 → 1.5%
Supplier On-Time Delivery (OTD)	Mengukur ketepatan pemasok mengirim material	(Pengiriman tepat waktu ÷ total pengiriman) × 100%	≥ 90%	45 dari 50 material datang tepat waktu → 90%
Days of Inventory (DIO)	Mengukur berapa hari persediaan dapat memenuhi kebutuhan produksi	(Inventory ÷ biaya pokok harian)	15–45 hari	Inventory Rp 1 miliar, COGS harian 40 juta → 25 hari
Production Downtime	Mengukur jumlah waktu berhenti produksi	Total menit/jam downtime	Semakin kecil semakin baik	Downtime hari ini = 35 menit

Skill yang Wajib Dimiliki Staff PPIC

Hard Skills:

• MRP (Material Requirement Planning)
• MPS (Master Production Schedule)
• ERP (Enterprise Resource Planning)
• WMS (Warehouse Management System)
• Forecasting & data analytics
• Excel & spreadsheet advanced
• Lean Manufacturing (5S, Kaizen)
• Inventory control system

Soft Skills:

• Problem solving
• Decision making cepat
• Leadership
• Analisis kritis
• Komunikasi antar departemen
• Manajemen waktu

Contoh Kasus PPIC dalam Perusahaan

Contoh 1: Pabrik Makanan

Sales memprediksi permintaan 20.000 pack. PPIC menghitung kebutuhan:

• Tepung
• Gula
• Kemasan
• Bahan baku lain

Jika stok tidak cukup → PPIC membuat MRP → purchasing membeli → produksi berjalan → pesanan dipenuhi.

Contoh 2: Pabrik Tekstil

Tiba-tiba order meningkat dari brand lokal. PPIC:

• Menambah shift
• Menambah kapasitas
• Menyesuaikan jadwal
• Memastikan benang & kain tersedia

Tantangan Terbesar PPIC Modern

• Perubahan permintaan yang cepat
• Gangguan rantai pasok global
• Lead time pemasok panjang
• Ketergantungan pada forecast
• Pengelolaan stok yang kompleks
• Komunikasi lintas departemen

Software yang Digunakan PPIC Modern

• ERP (SAP, Oracle, Odoo)
• MRP System
• WMS
• Forecasting tools
• Digital Kanban
• Barcode / RFID system

Perbedaan PPIC dengan PPC, Warehouse, dan Supply Chain

Optimalkan Manajemen Produksi & Inventory Perusahaan Anda dengan Solusi Digital Modern

Mengelola perencanaan produksi, mengontrol persediaan, dan memastikan operasional berjalan efisien bukanlah tugas yang mudah—terutama di era bisnis yang bergerak semakin cepat. Dibutuhkan sistem yang mampu memberikan informasi real-time, mengurangi human error, serta membantu tim membuat keputusan yang lebih akurat dan berbasis data.

Karena itu, banyak perusahaan kini beralih ke platform manajemen operasional yang terintegrasi untuk meningkatkan akurasi, efisiensi, dan kecepatan kerja di seluruh lini.

Salah satu solusi yang dapat membantu adalah TAG Samurai, sebuah aplikasi yang dirancang untuk:

• mengontrol inventory secara real-time
• menyediakan laporan operasional yang lengkap & mudah dipahami
• membantu perusahaan monitoring barang secara realtime guna menekan biaya dan mengurangi pemborosan

Dengan menggunakan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan pencatatan, keterlambatan produksi, dan ketidakakuratan stok—serta meningkatkan kemampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu.

Ingin Melihat Bagaimana Sistem yang Tepat Bisa Meningkatkan Efisiensi Operasional Anda?

Coba demo TAG Samurai untuk melihat langsung bagaimana platform ini membantu perusahaan:

• bekerja lebih cepat
• mengelola persediaan dengan lebih akurat
• dan mengambil keputusan berbasis data

Klik di sini untuk mencoba demo TAG Samura

Mulai beralih ke pengelolaan operasional yang lebih modern, lebih efisien, dan lebih terukur.

FAQ

1. Apa itu PPIC dan apa peran utamanya dalam perusahaan?

PPIC adalah divisi yang mengatur perencanaan produksi dan pengendalian persediaan. Peran utamanya adalah memastikan bahan baku selalu siap, jadwal produksi realistis, dan produk dapat selesai serta dikirim tepat waktu.

2. Kenapa divisi PPIC sangat penting dalam operasional pabrik?

Karena PPIC menjaga agar alur produksi tidak berhenti. Divisi ini memastikan material tersedia, kapasitas produksi mencukupi, dan koordinasi antar departemen berlangsung lancar sehingga perusahaan bisa bekerja lebih efisien.

3. Apa saja kegiatan harian yang dilakukan PPIC?

Setiap hari PPIC mengecek pemesanan, memverifikasi stok, menyiapkan work order, memantau progress produksi, serta berkoordinasi dengan warehouse, purchasing, dan produksi untuk mengatasi kendala yang bisa menghambat output.

4. Bagaimana PPIC menentukan kebutuhan material?

PPIC menggunakan metode Material Requirements Planning (MRP) yang menghitung jumlah bahan berdasarkan BOM, kapasitas produksi, dan rencana output. Perhitungan ini memastikan bahan datang tepat waktu dan sesuai jumlah yang dibutuhkan.

5. Apakah PPIC hanya bertanggung jawab dalam produksi?

Tidak. PPIC juga bertanggung jawab dalam perencanaan material, kontrol persediaan, analisis kapasitas, penjadwalan, hingga pelaporan. PPIC adalah jembatan antara produksi, gudang, purchasing, dan sales.

6. Skill apa yang paling membantu untuk bekerja di PPIC?

Keahlian analisis data, kemampuan membaca BOM, pemahaman proses produksi, penguasaan ERP/MRP, manajemen waktu, serta komunikasi lintas departemen adalah skill utama yang dibutuhkan untuk bekerja di PPIC.

7. Apa risiko jika perencanaan PPIC tidak akurat?

Risikonya meliputi keterlambatan produksi, kekurangan bahan, penumpukan stok, meningkatnya biaya penyimpanan, dan turunnya tingkat kepuasan pelanggan. Efeknya dapat berdampak langsung pada performa bisnis.

8. Apa indikator utama untuk mengukur kinerja PPIC?

Indikatornya meliputi OTIF, Inventory Accuracy, Production Achievement, Material Variance, Lead Time, dan tingkat kepatuhan terhadap jadwal produksi. KPI tersebut menunjukkan seberapa efektif PPIC menjalankan fungsi perencanaan dan kontrol.

9. Apakah perusahaan kecil juga membutuhkan PPIC?

Ya. Perusahaan kecil pun perlu mengatur stok dan produksi. PPIC dapat meningkatkan efisiensi, menekan pemborosan bahan, dan memastikan pesanan pelanggan bisa dipenuhi tanpa hambatan.

10. Apa tantangan terbesar PPIC di era sekarang?

Fluktuasi permintaan, perubahan lead time pemasok, kompleksitas BOM, dan kebutuhan data real-time menjadi tantangan terbesar. Karena itu banyak perusahaan mulai beralih ke sistem terintegrasi untuk meningkatkan akurasi.

Kesimpulan

PPIC adalah fungsi penting yang memastikan proses produksi dan pengendalian persediaan berlangsung efisien, tepat waktu, dan sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan perencanaan produksi yang akurat, perhitungan material yang tepat, serta koordinasi yang kuat antar departemen, PPIC membantu menjaga kelancaran operasi, menekan biaya, dan memenuhi permintaan pelanggan secara konsisten.

Pengelolaan PPIC yang baik—ditambah penggunaan sistem digital—akan meningkatkan stabilitas produksi, akurasi inventori, dan kemampuan perusahaan merespons perubahan pasar. Singkatnya, PPIC adalah kunci tercapainya proses produksi yang terstruktur, efisien, dan berkelanjutan.

Baca Juga : Stock Taking Adalah