Pentingnya Inventaris Kantor: Tujuan, Cara dan Contohnya

Pernahkah Anda mengalami situasi di mana peralatan kantor yang dibutuhkan tiba-tiba tidak tersedia, atau aset perusahaan sulit dilacak karena pencatatan yang kurang teratur? Pengelolaan inventaris kantor yang tidak efektif dapat menyebabkan inefisiensi operasional, pemborosan anggaran, hingga menghambat produktivitas karyawan.

Oleh karena itu, sistem inventarisasi yang baik menjadi aspek krusial dalam menjaga kelancaran aktivitas bisnis. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang inventaris kantor, mulai dari pengertian, manfaat, hingga strategi pengelolaannya agar lebih optimal dan efisien.

Pengertian Inventaris Kantor

Inventaris kantor adalah semua barang atau aset yang digunakan dalam operasional kantor untuk mendukung produktivitas dan efisiensi kerja. Inventaris ini mencakup berbagai perlengkapan seperti meja, kursi, komputer, printer, alat tulis, hingga perangkat elektronik lainnya yang menunjang aktivitas bisnis.

Tujuan Inventaris Barang Kantor

Inventaris adalah catatan mengenai keberadaan suatu barang, ruangan, ataupun sarana yang dilakukan secara sistematis. Dalam artian, kegiatan inventaris diperlukan supaya Anda bisa menemukan barang dengan mudah.

Penting sekali untuk memiliki buku inventaris supaya Anda tidak kesulitan jika mencari barang. Bahkan, Anda bisa dengan mudah mengetahui kondisi barang dan menggantinya apabila memang sudah tidak layak digunakan.

Anda juga bisa menggunakan berbagai aplikasi untuk mencatat data inventaris dengan mudah. Anda tidak perlu mencatat secara manual karena semua barang akan dilabeli dengan kode barang. Sehingga, Anda tidak akan kesulitan untuk mengatur penataan barang di kantor.

Beberapa tujuan dari pelaksanaan kegiatan inventaris kantor yang perlu Anda ketahui, sebagai berikut:

1. Menciptakan Tertib Administrasi

Jika Anda melakukan Inventarisasi Aset, maka Anda bisa menjamin ketertiban dalam administrasi kantor. Dalam artian, semua inventaris tercatat dengan rapi, sehingga mengurangi risiko kehilangan.

Proses administrasi kantor juga bisa berjalan dengan baik, tidak ada barang-barang yang tercecer sembarangan. Semuanya dicatat dengan baik dalam proses inventaris kantor. Pekerjaan Anda akan semakin mudah dalam memantau keberadaan barang di kantor.

2. Menghemat Anggaran Pengadaan Barang

Barang yang tercatat dengan baik, akan memberikan kemudahan bagi Anda. Terutama saat melakukan pengadaan barang. Anda bisa mengetahui barang-barang apa saja yang perlu dibeli. Sehingga, hal ini akan membantu melakukan penghematan anggaran barang.

Anda tidak perlu membeli barang yang masih ada dan bisa digunakan. Selain itu, daftar inventaris barang akan membantu Anda mengetahui dengan baik barang-barang yang perlu diperbaiki atau diganti.

3. Pedoman Untuk Menghitung Kekayaan Kantor

Jika Anda membuat data inventaris kantor, maka Anda bisa mengetahui kekayaan yang dimiliki kantor dengan mudah. Barang-barang yang tercatat dengan rapi akan memudahkan Anda menghitung barang kepemilikan kantor dengan benar dan tepat.

Sehingga Anda bisa memberikan laporan terperinci mengenai barang-barang yang dimiliki perusahaan. Baik barang yang masih bagus dan yang sudah rusak sehingga proses pemeliharaan barang dapat dilakukan dengan tepat sasaran.

4. Memudahkan Pengawasan Barang

Selanjutnya, tujuan dari proses inventaris kantor adalah untuk memudahkan pemantauan dan pengawasan barang. Cara ini akan membantu Anda melakukan pengawasan dengan tepat sehingga bisa melakukan pemeliharaan barang dengan tepat sasaran.

Selain itu, Anda bisa melakukan pengawasan mengenai pengadaan barang, pemeliharaan, dan proses penghapusan barang. Hal ini penting untuk dilakukan supaya proses tersebut dapat dilakukan dengan benar dan sesuai dengan kebutuhan inventarisasi aset kantor Anda.

Cara Membuat Inventaris Kantor yang Perlu Anda Ketahui

Terdapat cara manual yang bisa Anda lakukan untuk melakukan proses inventarisasi barang kantor. Hal ini tentu memerlukan ketelitian yang tinggi, supaya Anda tidak salah dalam memasukan data inventaris yang Anda catat.

Beberapa langkah yang perlu Anda lakukan untuk melakukan inventaris kantor, sebagai berikut:

1. Melakukan Pencatatan Barang

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah melakukan pencatatan pada setiap barang yang ada di kantor Anda. Anda bisa membuat format inventaris barang sesuai dengan kebutuhan Anda. Silakan melakukan pencatatan dengan teliti, jangan sampai ada barang yang tertinggal.

Proses ini harus dilakukan dengan benar sehingga data yang diperoleh dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jika Anda salah mencatat, maka data yang diperoleh akan keliru dan Anda harus mengulangi proses pencatatan dengan benar.

2. Masukkan Data Inventaris ke Buku Induk Barang Inventaris

Jika sudah selesai mencatat barang inventaris, maka Anda bisa memasukkan data tersebut ke Buku Induk Barang Inventaris. Hal ini penting untuk dilakukan supaya Anda bisa melakukan penggolongan barang sesuai dengan kode barang inventaris yang dibuat.

Anda bisa memberikan kode yang berbeda pada setiap barang yang memiliki golongan yang berbeda. Pastikan Anda menulis kode barang dengan benar supaya mudah bagi Anda untuk menemukan barang tersebut.

3. Siapkan Kode Klasifikasi Barang

Supaya memudahkan proses pencatatan, maka Anda bisa membuat kode klasifikasi barang yang ditempelkan pada barang tersebut. Hal ini akan membantu Anda menyesuaikan pencatatan dengan keberadaan barang di lapangan.

Selain itu, cara ini dapat membantu Anda mengetahui dengan cepat jika terjadi kehilangan barang. Anda bisa mengetahuinya dari kode barang yang hilang. Sehingga Anda bisa membuat laporan kehilangan dengan tepat dan terperinci.

4. Siapkan Kode Pengguna Barang

Jika pengguna barang inventaris berbeda-beda, maka Anda perlu menyiapkan kode pengguna barang. Hal ini penting supaya Anda bisa dengan mudah melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap barang yang digunakan.

Misalnya, Anda melakukan pencatatan inventaris ruangan, maka penting bagi Anda untuk membuat kartu inventaris ruangan. Hal ini penting dilakukan supaya Anda bisa mengetahui siapa saja yang pernah menggunakan ruangan tersebut, sehingga keamanan ruangan terjaga.

Perbedaan Inventaris Kantor dan Inventaris Gudang

Inventaris kantor dan inventaris gudang memiliki peran penting dalam operasional perusahaan, tetapi keduanya memiliki perbedaan dari segi jenis barang, pengelolaan, dan fungsinya. Berikut perbedaan utama antara keduanya:

Aspek	Inventaris Kantor	Inventaris Gudang
Pengertian	Barang atau aset yang digunakan untuk mendukung aktivitas administrasi dan operasional kantor.	Barang atau stok yang disimpan untuk produksi, distribusi, atau penjualan.
Jenis Barang	Meja, kursi, komputer, printer, alat tulis, perangkat elektronik, dan perlengkapan lainnya.	Bahan baku, produk jadi, suku cadang, peralatan produksi, dan barang dagangan.
Fungsi Utama	Memastikan kelancaran aktivitas kerja dan produktivitas karyawan.	Menyimpan, mengelola, dan mendistribusikan barang untuk operasional atau penjualan.
Pengelolaan & Pencatatan	Biasanya lebih sederhana, dengan pencatatan yang lebih statis karena barang jarang berpindah tempat.	Lebih kompleks, memerlukan sistem manajemen stok karena barang sering keluar-masuk.
Sistem Manajemen	Bisa menggunakan spreadsheet atau software inventaris sederhana.	Menggunakan sistem manajemen gudang (WMS) atau ERP untuk pemantauan stok secara real-time.
Frekuensi Pengecekan	Pengecekan dilakukan secara berkala, misalnya setiap bulan atau tahun.	Pengecekan dilakukan lebih sering karena barang terus bergerak.
Perawatan & Pemeliharaan	Fokus pada menjaga kondisi aset agar tetap berfungsi, seperti perawatan komputer atau kursi kerja.	Lebih banyak melibatkan penyimpanan optimal, suhu dan kelembaban, serta keamanan stok.

Meskipun sama-sama merupakan bentuk inventarisasi, inventaris kantor lebih berfokus pada kelangsungan operasional kerja, sedangkan inventaris gudang berkaitan dengan manajemen stok untuk produksi dan distribusi. Keduanya memerlukan sistem pencatatan yang baik agar operasional perusahaan tetap berjalan efisien dan tanpa kendala.

Contoh Inventaris Kantor 

Terdapat berbagai jenis inventarisasi barang kantor yang bisa Anda temukan dengan mudah. Hal ini bisa membuat Anda lebih memahami tentang pentingnya melakukan inventaris kantor. Beberapa contoh inventarisasi yang bisa Anda pelajari, sebagai berikut:

1. Inventarisasi Ruangan Kantor

Anda bisa melakukan pencatatan mengenai keberadaan ruangan di kantor Anda. Hal ini penting untuk dilakukan supaya ruangan dapat difungsikan dengan baik. Anda juga bisa memantau keberadaan ruangan dengan baik.

Anda perlu mencatat pengguna ruangan untuk mengurangi risiko kerusakan ruangan. Jika semuanya tercatat dengan baik, maka ruangan tersebut dapat digunakan untuk keperluan yang tepat dan dimanfaatkan secara maksimal.

2. Inventarisasi Barang Elektronik Kantor

Contoh inventaris barang di kantor yang perlu Anda lakukan adalah mencatat barang elektronik di kantor. Misalnya, Anda bisa mencatat keberadaan komputer, AC, printer, dan sebagainya dengan teliti dan terperinci.

Hal ini penting untuk dilakukan supaya Anda bisa meminimalisir kehilangan barang elektronik di kantor. Bila perlu, gunakan aplikasi inventaris supaya Anda bisa memasang kode barang secara otomatis sehingga mudah untuk ditemukan.

3. Inventarisasi Dokumen Perusahaan

Hal penting yang wajib untuk diinventarisasi dengan baik adalah dokumen perusahaan. Pastikan Anda mencatat dan menyimpannya dengan baik supaya bisa dijadikan sebagai bukti jika terjadi kesalahpahaman.

Contoh inventaris kantor untuk dokumen adalah membuat catatan mengenai dokumen keluar dan dokumen yang masuk ke kantor Anda. Hal ini sangat penting supaya Anda bisa memantau arus dan laju perusahaan Anda. Silakan untuk mencatat dokumen kantor Anda.

Demikianlah, pembahasan mengenai inventaris kantor mulai dari tujuan, cara, dan contohnya yang perlu Anda ketahui. Silakan untuk melakukan pencatatan barang kantor dengan benar. Jika tidak, Anda bisa berkonsultasi pada Tag Samurai untuk menyelesaikan masalah inventarisasi aset kantor Anda!

Tag Samurai merupakan software pengelolaan aset yang bisa digunakan untuk membantu perusahaan anda mengelola inventaris. Anda bisa mengumpulkan data semua stok barang yang terjual lebih cepat, membantu pelacakan inventaris lokasi yang akurat, dan dapatkan penghitungan inventaris yang akurat.

Mempunyai teknologi RFID dan QR Code, memudahkan Anda melacak seluruh stock barang yang dimiliki oleh perusahaan. Tertarik menggunakan Tag Samurai? Klik banner di bawah untuk dapatkan demo 30 hari gratis!