Petty Cash: Arti, Fungsi, Cara Mengelola, Contoh Penggunaan

Setiap perusahaan, tanpa memandang skala atau sektor usahanya, pasti memiliki kebutuhan untuk mengelola uang tunai dalam operasional sehari-hari. Salah satu alat yang sering digunakan untuk tujuan tersebut adalah “petty cash” atau uang tunai kecil. Meskipun mungkin terlihat sepele, namun pengelolaanya memegang peran yang penting dalam menjaga kelancaran operasional dan keuangan perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan menggali lebih dalam tentang apa itu petty cash, mengapa penting, serta bagaimana cara efektif mengelolanya.

Apa Itu Petty Cash

Petty cash, atau yang dikenal juga sebagai uang saku kecil, adalah sejumlah uang tunai yang disimpan di tempat yang aman di dalam perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari yang memerlukan pembayaran tunai. Jumlah uang tunai yang disediakan dalam petty cash bervariasi tergantung pada ukuran dan kebutuhan perusahaan, namun umumnya berada dalam kisaran yang relatif kecil, biasanya beberapa ratus hingga beberapa ribu rupiah.

Baca juga: GAAP (Generally Accepted Accounting Principles)

Fungsi Petty Cash

Fungsi Petty Cash

Petty cash memiliki beberapa fungsi utama dalam konteks pengelolaan keuangan perusahaan. Meskipun jumlahnya kecil, namun perannya tidak bisa dianggap remeh. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya:

1. Pembayaran Transaksi Kecil

Salah satu fungsi utamanya adalah untuk membayar transaksi kecil yang tidak memerlukan proses pembayaran yang rumit atau penggunaan metode pembayaran non-tunai seperti transfer bank atau cek. Contoh transaksi kecil yang biasanya dibayarkan dengan hal ini termasuk pembelian kertas, pena, amplop, atau pembayaran kecil kepada kurir atau tukang kebersihan.

2. Fleksibilitas dalam Transaksi

Hal ini memberikan fleksibilitas dalam menangani transaksi yang membutuhkan pembayaran tunai dengan cepat, terutama di situasi di mana pembayaran segera diperlukan dan tidak memungkinkan untuk menggunakan metode pembayaran lainnya. Fleksibilitas ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga kelancaran operasional tanpa terkendala oleh proses pembayaran yang lambat.

3. Pengelolaan Pengeluaran Harian

Dengan adanya petty cash, perusahaan dapat dengan mudah memantau dan mengelola pengeluaran harian yang mungkin tidak memerlukan proses persetujuan atau otorisasi yang rumit. Hal ini membantu dalam mengatur pengeluaran harian secara efisien dan memudahkan pencatatan serta pemantauan pengeluaran secara keseluruhan.

4. Meningkatkan Efisiensi Administrasi

Dengan menggunakannya untuk pembayaran transaksi kecil, perusahaan dapat mengurangi jumlah transaksi kecil yang perlu diproses melalui sistem pembayaran utama seperti rekening bank. Hal ini dapat membantu mengurangi beban administrasi dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan administrasi keuangan perusahaan.

5. Pendekatan Kontrol Biaya

Penggunaannya dapat membantu perusahaan untuk mengadopsi pendekatan kontrol biaya yang lebih efektif dengan membatasi penggunaan dana tunai untuk transaksi kecil dan non-urgent. Dengan membatasi akses terhadap hal ini dan menerapkan prosedur pengelolaan yang ketat, perusahaan dapat mengendalikan pengeluaran dan mencegah pemborosan yang tidak perlu.

6. Fasilitasi Pembelian Darurat

Hal ini juga berperan penting dalam memfasilitasi pembelian darurat atau keadaan mendesak di mana pembayaran segera diperlukan untuk menangani situasi yang tidak terduga. Dengan memiliki akses langsung terhadap dana tunai melalui petty cash, perusahaan dapat dengan cepat menangani situasi darurat tanpa harus menunggu proses persetujuan atau otorisasi.

7. Pelacakan Pengeluaran Lebih Efektif

Melalui pencatatan transaksi yang teratur dan akurat, perusahaan dapat menggunakannya untuk memantau pengeluaran dengan lebih efektif. Dengan memiliki catatan yang jelas tentang setiap transaksinya, perusahaan dapat menganalisis pola pengeluaran dan mengidentifikasi area di mana penghematan atau perbaikan dapat dilakukan.

Cara Mengelola Petty Cash

Cara Mengelola Petty Cash

Mengelola petty cash dengan baik membutuhkan perencanaan, pengawasan, dan kepatuhan terhadap prosedur yang ditetapkan. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengelolanya secara efektif:

1. Menetapkan Jumlah Awal

Sebelum mulai menggunakannya, tentukan jumlah awal yang cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional yang mungkin timbul dalam periode tertentu. Jumlah ini harus mencakup semua biaya kecil yang mungkin akan dibayarkan dengan hal ini dalam jangka waktu yang ditentukan.

2. Membuat Sistem Pembukuan

Buat sistem pencatatan yang jelas dan teratur untuk setiap transaksinya. Catat setiap pengeluaran dengan detail, termasuk tanggal, deskripsi transaksi, jumlah yang dikeluarkan, dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab atas pengeluaran tersebut. Pastikan pencatatan dilakukan secara akurat dan disimpan dengan aman.

3. Menetapkan Batas Waktu Penggunaan

Tentukan batas waktu atau frekuensi untuk mengisi kembali petty cash. Hal ini dapat membantu mencegah kekurangan uang tunai mendadak dan memastikan ketersediaan dana yang cukup untuk kebutuhan operasional. Misalnya, dapat ditentukan bahwa hal ini harus diisi kembali setiap minggu atau setiap bulan.

4. Melakukan Pencairan Secara Bertanggung Jawab

Pastikan hanya orang yang ditunjuk yang memiliki akses untuk mencairkannya. Orang ini biasanya adalah bendahara atau petugas keuangan yang ditunjuk secara resmi. Sebelum mencairkan uang, pastikan bahwa transaksi yang dilakukan memenuhi syarat yang telah ditetapkan dan terdokumentasi dengan baik.

5. Menerapkan Kontrol Internal

Terapkan kontrol internal yang ketat untuk mencegah penyalahgunaan atau pencuriannya. Misalnya, tetapkan prosedur untuk memeriksa dan menyetujui setiap pengeluaran sebelum dana tunai diberikan. Selain itu, pastikan bahwa hanya orang-orang yang ditunjuk yang memiliki akses ke tempat penyimpanannya.

6. Melakukan Rekonsiliasi Berkala

Lakukan rekonsiliasi petty cash secara berkala, misalnya setiap minggu atau setiap bulan. Bandingkan catatan pengeluaran dengan jumlah uang tunai yang seharusnya ada, dan identifikasi perbedaan atau ketidaksesuaian yang mungkin terjadi. Pastikan untuk menyelidiki dan menyelesaikan perbedaan tersebut dengan cepat.

7. Memastikan Keamanan

Pastikan uang tunai petty cash disimpan di tempat yang aman dan hanya diakses oleh orang-orang yang ditunjuk dan bertanggung jawab atas pengelolaannya. Gunakan kotak besi atau brankas yang terkunci dengan aman untuk menyimpan uang tunai petty cash dan pertimbangkan untuk mengamankan akses ke kotak tersebut dengan kunci atau kode akses yang hanya diketahui oleh orang-orang yang berwenang.

Baca juga: IFRS (International Financial Reporting Standards)

Tantangan dalam Pengelolaan Petty Cash

Tantangan dalam Mengelola Petty Cash

Pengelolaan petty cash, meskipun terlihat sederhana, dapat menghadapi beberapa tantangan yang perlu diatasi agar penggunaannya efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa tantangan umum dalam pengelolaannya:

1. Risiko Penyalahgunaan

Salah satu tantangan utama dalam pengelolaannya adalah risiko penyalahgunaan dana. Karena petty cash cenderung lebih fleksibel dan kurang terpantau dibandingkan dengan transaksi non-tunai, ada risiko bahwa uang tunai tersebut dapat disalahgunakan oleh karyawan atau petugas yang bertanggung jawab atas pengelolaannya.

2. Kurangnya Transparansi

Pengelolaannya yang tidak terdokumentasi dengan baik dapat menyebabkan kurangnya transparansi dalam penggunaan dana tunai. Tanpa pencatatan yang akurat dan teratur, sulit untuk melacak dan memverifikasi pengeluarannya, yang dapat meningkatkan risiko penyalahgunaan atau pencurian dana.

3. Kesulitan Pelacakan

Pencatatan manual dan pelacakan transaksi petty cash dapat menjadi tantangan, terutama jika proses pencatatan tidak dilakukan secara teratur atau sistem pencatatan yang digunakan tidak efisien. Hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam melacak dan memantau pengeluarannya, yang dapat mengganggu pengelolaan keuangan perusahaan secara keseluruhan.

4. Kekurangan Dana Mendadak

Tantangan lain dalam pengelolaannya adalah kekurangan dana tunai yang mendadak, terutama jika pengeluaran yang tidak terduga atau besar terjadi. Jika tidak ada dana cadangan yang mencukupi atau prosedur yang jelas untuk mengatasi kekurangan dana tunai, hal ini dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan.

5. Risiko Kehilangan atau Pencurian

Hal ini rentan terhadap risiko kehilangan atau pencurian, terutama jika dana tunai disimpan di tempat yang tidak aman atau diakses oleh orang-orang yang tidak berwenang. Risiko ini dapat meningkatkan biaya keamanan dan mengganggu pengelolaannya secara keseluruhan.

6. Kesulitan dalam Rekonsiliasi

Rekonsiliasinya yang secara berkala dapat menjadi tantangan, terutama jika pencatatan transaksi tidak akurat atau jika perbedaan antara jumlah uang tunai yang seharusnya ada dan jumlah yang tercatat dalam buku kas petty cash tidak dapat dijelaskan. Hal ini dapat mengganggu proses audit dan membutuhkan waktu ekstra untuk memecahkan masalah.

7. Penggunaan yang Tidak Efisien

Tanpa pengawasan yang ketat dan prosedur yang jelas, penggunaannya dapat menjadi tidak efisien dan memicu pemborosan. Pengelolaan yang tidak terkendali atau kebijakan yang tidak jelas dapat menyebabkan penggunaan dana tunai untuk pembelian yang tidak diperlukan atau tidak sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Contoh Penggunaan Petty Cash

Contoh Penggunaan Petty Cash

Berikut adalah contoh penggunaan petty cash dalam suatu perusahaan:

PT Maju Sejahtera memiliki petty cash sebesar Rp 500.000 untuk menangani pengeluaran kecil sehari-hari. Berikut adalah beberapa contoh transaksi penggunaan petty cash:

Pembelian Perlengkapan Kantor: Pada tanggal 5 Februari, karyawan PT Maju Sejahtera membeli perlengkapan kantor seperti pulpen, pena, dan staples dengan total biaya Rp 75.000. Pembelian ini dilakukan secara tunai dengan menggunakan dana ini.

Pembayaran Makan Siang Rapat: Pada tanggal 10 Februari, perusahaan mengadakan rapat internal dan menyediakan makan siang untuk para karyawan. Biaya makan siang sebesar Rp 150.000 dibayarkan secara tunai dari petty cash perusahaan.

Pembelian Snack untuk Acara Kantor: Pada tanggal 25 Februari, perusahaan mengadakan acara kecil di kantor dan menyediakan makanan ringan untuk para karyawan. Biaya pembelian snack sebesar Rp 50.000 dibayarkan secara tunai dari petty cash.

Penggantian Biaya Parkir Karyawan: Pada tanggal 15 Februari, seorang karyawan PT Maju Sejahtera mengeluarkan biaya parkir sebesar Rp 10.000. Karyawan tersebut kemudian meminta penggantian biaya parkir kepada perusahaan dan diberikan uang tunai dari petty cash.

Pembelian Bahan Baku: Pada tanggal 20 Februari, PT Maju Sejahtera membeli bahan baku untuk produksi barang dengan total biaya Rp 200.000. Pembelian ini dilakukan secara tunai menggunakan dana petty cash.

Rekap Pengeluaran Petty Cash

Tanggal Deskripsi Pengeluaran Jumlah Pengeluaran (Rp)
5 Februari Pembelian Perlengkapan 75.000
10 Februari Pembayaran Makan Siang 150.000
15 Februari Penggantian Biaya Parkir 10.000
20 Februari Pembelian Bahan Baku 200.000
25 Februari Pembelian Snack 50.000

Dalam penggunaannya, PT Maju Sejahtera dapat menangani pengeluaran kecil dengan cepat dan efisien tanpa perlu melalui proses pembayaran yang rumit. Setiap pengeluaran dicatat secara akurat untuk memastikan penggunaannya yang transparan dan terkelola dengan baik.

Kesimpulan

Petty cash adalah salah satu aspek penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan yang tidak boleh diabaikan. Meskipun jumlahnya kecil, namun pengelolaannya yang efektif dapat memberikan manfaat yang besar dalam mendukung kelancaran operasional dan pengawasan keuangan perusahaan. Dengan menerapkan praktik pengelolaan yang baik dan memperhatikan tantangan yang mungkin dihadapi, perusahaan dapat memastikan bahwa petty cash mereka berfungsi dengan optimal dan memberikan nilai tambah yang signifikan bagi keseluruhan operasional perusahaan.

TAG Samurai: Inovasi Terdepan dalam Manajemen Aset

Pengoptimalan Operasional dengan Keterpaduan Sistem

TAG Samurai mempersembahkan inovasi terdepan dalam pengelolaan aset secara digital. Dengan keterpaduan sistem yang mulus, TAG Samurai memberikan pengoptimalan operasional terbaik untuk perusahaan Anda. Pemantauan yang terintegrasi, pelaporan real-time, dan manajemen aset yang efektif memastikan setiap elemen bisnis Anda berjalan secara sinergis, menciptakan efisiensi yang luar biasa.

Pengelolaan Aset yang Ramah Lingkungan

TAG Samurai tidak hanya memberikan solusi untuk bisnis yang efisien tetapi juga ramah lingkungan. Dengan fokus pada keberlanjutan, TAG Samurai membantu perusahaan Anda mengelola aset dengan lebih bijaksana. Pemeliharaan aset yang efektif membantu mengurangi limbah dan dampak lingkungan negatif, memberikan kontribusi positif pada tanggung jawab sosial perusahaan Anda.

Pengalaman Pelanggan yang Luar Biasa

Keunggulan TAG Samurai Enterprise Asset Management tidak hanya terletak pada teknologi, tetapi juga pada pengalaman pelanggan yang luar biasa. Antarmuka pengguna yang ramah, layanan pelanggan yang responsif, dan pembaruan perangkat lunak yang teratur membuat penggunaan TAG Samurai menjadi pengalaman yang menyenangkan. Kami tidak hanya menawarkan produk, tetapi kemitraan yang kuat untuk sukses bersama.

Jadwalkan Demo dan Konsultasi bersama Kami disini

Baca juga: Overstock adalah: Penyebab, Cara Mencegah, Dampaknya

Kania Sutisnawinata