Order Tracking: Arti, Fungsi, Jenis, Langkah Penerapan

Dalam era digital yang berkembang pesat seperti sekarang, kemudahan dan kecepatan menjadi salah satu faktor utama yang dicari oleh konsumen dalam berbelanja secara online. Salah satu hal yang menjadi perhatian utama bagi konsumen adalah pelacakan pesanan atau yang lebih dikenal dengan istilah order tracking. Order tracking merupakan proses pelacakan pesanan dari saat pembelian hingga tiba di tangan konsumen. Hal ini memungkinkan konsumen untuk mengetahui status pesanan mereka secara real-time, sehingga memberikan rasa nyaman dan kepercayaan dalam berbelanja secara online.

Order tracking adalah proses pelacakan atau pemantauan pesanan yang telah dibuat oleh pelanggan dalam sebuah sistem pembelian, terutama dalam konteks e-commerce atau transaksi online. Tujuan utamanya adalah memberikan visibilitas atau transparansi kepada pelanggan mengenai status dan lokasi pesanan mereka dari saat pembelian hingga pengiriman akhir.

Baca juga: Stock Levels adalah (Tingkat Persediaan): Arti dan Tantangan Pengelolaannya

Fungsi Order Tracking

Fungsi Order Tracking

Order tracking memiliki beberapa fungsi penting dalam konteks e-commerce atau transaksi online. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya:

Transparansi Pesanan

Hal ini memberikan transparansi kepada pelanggan mengenai status pesanan mereka dari saat pembelian hingga pengiriman akhir. Ini memungkinkan pelanggan untuk mengetahui di mana posisi pesanan mereka pada setiap tahapan proses pengiriman.

Memberikan Kepuasan Pelanggan

Dengan adanya hal ini, pelanggan merasa lebih diperhatikan dan dihargai karena mereka dapat memantau pesanan mereka dengan mudah. Ini meningkatkan kepuasan pelanggan karena mereka memiliki kontrol atas proses pembelian mereka.

Mengurangi Kekhawatiran

Order tracking membantu mengurangi kekhawatiran pelanggan terkait waktu pengiriman atau kehilangan pesanan. Dengan mengetahui status pesanan secara real-time, pelanggan dapat lebih yakin bahwa pesanan mereka dalam perjalanan dan akan tiba tepat waktu.

Efisiensi Operasional

Bagi penjual atau pemilik bisnis, hal ini membantu meningkatkan efisiensi operasional. Dengan memantau pesanan secara real-time, mereka dapat mengoptimalkan proses pengiriman, mengidentifikasi masalah potensial, dan memberikan solusi dengan cepat.

Menyediakan Informasi yang Akurat

Hal ini menyediakan informasi yang akurat mengenai status pesanan kepada pelanggan. Hal ini mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahpahaman atau ketidakjelasan yang dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan.

Meningkatkan Loyalitas Pelanggan

Dengan memberikan pengalaman pembelian yang transparan dan nyaman melalui order tracking, penjual dapat meningkatkan loyalitas pelanggan. Pelanggan cenderung kembali berbelanja di tempat yang menyediakan proses pembelian yang mudah dipantau dan dapat diandalkan.

Analisis Data dan Peningkatan Proses

Data yang dihasilkan dari sistemnya dapat digunakan untuk menganalisis kinerja operasional, memahami pola pembelian pelanggan, dan mengidentifikasi area untuk peningkatan proses. Ini membantu penjual dalam mengambil keputusan yang lebih baik untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan.

Langkah Penerapan Sistem Order Tracking dalam Bisnis

Langkah Penerapan Sistem Order Tracking pada Bisnis

Penerapan sistemnya dalam bisnis e-commerce memerlukan beberapa langkah yang sistematis dan terencana. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil dalam menerapkan sistem order tracking dalam bisnis:

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Langkah pertama dalam penerapan sistem order tracking adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis Anda. Hal ini meliputi pemahaman mendalam tentang proses pembelian dan pengiriman barang, jenis pesanan yang biasanya Anda terima, serta harapan pelanggan terkait pengalaman berbelanja online.

2. Pilih Platform atau Sistem Order Tracking yang Tepat

Setelah mengidentifikasi kebutuhan bisnis, langkah selanjutnya adalah memilih platform atau sistem order tracking yang sesuai. Ada banyak opsi yang tersedia, mulai dari solusi yang terintegrasi dengan platform e-commerce hingga sistem independen yang dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada.

3. Integrasi dengan Sistem Manajemen Pesanan (OMS)

Integrasi sistem order tracking dengan sistem manajemen pesanan (OMS) sangat penting untuk memastikan kelancaran proses. OMS bertanggung jawab atas pengelolaan pesanan dari awal hingga akhir, termasuk pengelolaan inventaris, pengiriman, dan pelacakan pesanan. Integrasi ini memungkinkan aliran informasi yang lancar antara berbagai sistem yang digunakan dalam operasi bisnis Anda.

4. Persiapkan Data Pesanan yang Diperlukan

Sebelum meluncurkan sistem order tracking, pastikan bahwa semua data pesanan yang diperlukan telah tersedia dan diperbarui secara akurat. Ini mencakup nomor pesanan, detail produk, alamat pengiriman, nomor pelacakan pengiriman, dan informasi lain yang relevan.

5. Sediakan Akses untuk Pelanggan

Pastikan pelanggan memiliki akses mudah untuk melacak pesanan mereka. Ini dapat dilakukan dengan menyediakan tautan untuk pelacakan pesanan di email konfirmasi atau melalui akun pelanggan di situs web atau aplikasi seluler Anda.

6. Pelatihan untuk Tim Layanan Pelanggan

Tim layanan pelanggan Anda harus dilatih dengan baik untuk menggunakan sistemnya. Mereka harus dapat memberikan informasi yang akurat dan membantu pelanggan dalam memecahkan masalah terkait pesanan mereka. Pastikan mereka memahami fitur-fitur sistem order tracking dan dapat menggunakannya dengan efektif.

7. Uji Coba dan Evaluasi

Sebelum meluncurkan secara penuh, lakukan uji coba internal untuk memastikan bahwa sistem order tracking berfungsi dengan baik dan sesuai dengan harapan. Setelah diluncurkan, terus pantau kinerja sistem dan lakukan evaluasi secara berkala untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan atau peningkatan.

Baca juga: Backflush Costing (Backflushing): Arti dan Cara Kerjanya

Tantangan dalam Implementasi Sistem Order Tracking

Tantangan dalam Implementasi Order Tracking pada Bisnis

Meskipun sistem order tracking memiliki banyak manfaat, namun ada beberapa tantangan yang dapat dihadapi dalam proses implementasinya. Berikut adalah beberapa tantangan utama yang mungkin dihadapi dalam mengimplementasikan sistem order tracking dalam bisnis:

1. Biaya dan Investasi Awal

Implementasi sistem order tracking memerlukan investasi dalam hal teknologi, infrastruktur, dan pelatihan karyawan. Biaya ini mungkin menjadi beban awal yang signifikan bagi bisnis, terutama bagi bisnis kecil dan menengah yang memiliki keterbatasan sumber daya.

2. Kesesuaian dengan Sistem yang Ada

Integrasi sistem order tracking dengan sistem yang sudah ada dalam operasi bisnis bisa menjadi tantangan. Hal ini terutama berlaku bagi bisnis yang telah menggunakan sistem manajemen pesanan (OMS) atau sistem lain yang kompleks. Kesesuaian dan kompatibilitas antara berbagai sistem ini perlu dipastikan agar tidak mengganggu operasi bisnis yang sudah berjalan.

3. Kesesuaian dengan Logistik dan Pemasok

Kerja sama dengan penyedia logistik dan pemasok juga dapat menjadi tantangan dalam implementasi sistem order tracking. Diperlukan koordinasi yang baik dengan pihak-pihak terkait untuk memastikan bahwa sistemnya dapat berfungsi dengan lancar dan memberikan informasi yang akurat mengenai status pengiriman.

4. Ketersediaan Data yang Konsisten

Ketersediaan data yang konsisten dan akurat menjadi kunci dalam operasi sistemnya. Tantangan dapat muncul dalam hal mengumpulkan dan menyimpan data pesanan secara konsisten dari berbagai sumber, termasuk platform e-commerce, sistem manajemen pesanan, dan penyedia layanan pengiriman.

5. Keamanan Data

Dengan adanya informasi sensitif yang terkait dengan pesanan pelanggan, keamanan data menjadi hal yang sangat penting. Bisnis harus memastikan bahwa sistem order tracking mereka aman dari serangan cyber dan pelanggaran data. Ini melibatkan implementasi langkah-langkah keamanan seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data.

6. Pelatihan dan Penggunaan yang Efektif

Pelatihan karyawan untuk menggunakan sistem order tracking dengan efektif juga dapat menjadi tantangan. Diperlukan waktu dan sumber daya untuk memberikan pelatihan yang memadai kepada karyawan agar mereka dapat memahami fitur-fitur sistem dan menggunakannya secara efisien.

7. Penerimaan dan Kepuasan Pengguna

Tantangan terakhir adalah memastikan penerimaan dan kepuasan pengguna terhadap sistem order tracking yang diimplementasikan. Penting untuk terus memperbaiki dan mengoptimalkan sistem berdasarkan umpan balik dari pengguna agar sistem dapat memenuhi kebutuhan dan harapan mereka dengan baik.

Jenis-Jenis Order Tracking yang Cocok untuk Bisnis Anda

Jenis Order Tracking

Anda memiliki dua pilihan dalam hal pelacakan pesanan. Berikut adalah gambaran umumnya:

Built-in Order Tracking

Hampir semua perusahaan kurir besar menawarkan pelacakan pesanan sebagai bagian dari layanan umum mereka. Jika Anda hanya memerlukan pelacakan pesanan dasar untuk memberi tahu pelanggan di mana pesanan mereka berada dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkannya, maka ini mungkin menjadi pilihan yang paling layak untuk bisnis Anda. Anda dapat meminta layanan pelacakan pesanan melalui situs web kurir.

Menggunakan pelacakan pesanan di situs web kurir memerlukan penyiapan layanan email untuk memberikan nomor pelacakan kepada pelanggan dan informasi lain yang mereka butuhkan mengenai pesanan. Anda juga dapat menggunakan pelacakan pengiriman pihak ketiga yang menampilkan informasi pesanan untuk semua perusahaan kurir besar.

Pilihan lain adalah menggunakan aplikasi pelacakan pesanan. Periksa toko aplikasi penyedia platform e-commerce Anda untuk melihat apakah Anda dapat menemukan yang memungkinkan pelanggan Anda melacak paket mereka.

Integrated Order Tracking

Pelacakan pesanan terintegrasi sebaiknya menjadi pilihan Anda jika bisnis Anda memiliki kebutuhan yang lebih kompleks. Biasanya, Anda memerlukan jenis pelacakan ini ketika Anda memiliki proses multi-tahap atau kueri inventaris. Fitur yang berguna dari pelacakan terintegrasi adalah manajemen inventaris real-time, di mana Anda dapat mengetahui kapan suatu item yang habis persediaannya kembali tersedia dan berapa lama waktu yang dibutuhkan.

Sistem pelacakan pesanan terintegrasi juga dilengkapi dengan pemeriksaan status untuk mengetahui tahap pesanan dalam rantai pasokan. Fitur lainnya adalah riwayat pesanan, yang memungkinkan Anda memantau kinerja masa lalu, berguna untuk audit dan alasan lainnya.

Kesimpulan

Dalam dunia e-commerce yang kompetitif, meningkatkan pengalaman berbelanja konsumen menjadi kunci dalam memenangkan persaingan. Salah satu cara untuk mencapai hal ini adalah melalui implementasi sistem order tracking yang efisien. Dengan menyediakan kemudahan, transparansi, dan keterbukaan dalam pelacakan pesanan, bisnis dapat membangun hubungan yang kuat dengan konsumen dan meningkatkan loyalitas merek. Oleh karena itu, tidaklah mengherankan jika sistem order tracking menjadi salah satu elemen yang sangat penting dalam strategi bisnis e-commerce di era digital ini.

TAG Samurai: Solusi Terdepan untuk Manajemen Inventaris yang Efisien

1. Kinerja Tinggi dalam Pengelolaan Persediaan

TAG Samurai Inventory Management adalah kekuatan di balik kinerja tinggi dalam pengelolaan persediaan. Dengan kemampuan pemantauan stok yang real-time, TAG Samurai memberikan kepastian bahwa setiap unit dihitung dengan presisi. Kemampuan ini memastikan bisnis Anda tetap berjalan lancar tanpa kendala persediaan, memberikan fondasi yang kuat untuk pertumbuhan yang berkelanjutan.

2. Pengoptimalan Proses Bisnis untuk Efisiensi Maksimal

Dengan TAG Samurai, bukan hanya persediaan yang dikelola dengan cermat, tetapi juga pengoptimalan seluruh proses bisnis. Automatisasi tugas-tugas rutin seperti pemesanan ulang dan pembaruan stok tidak hanya menghemat waktu tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional secara menyeluruh. Dengan TAG Samurai, bisnis Anda siap untuk menghadapi tantangan pertumbuhan dengan percaya diri.

3. Analisis Data Pintar untuk Keputusan Strategis

Keputusan strategis membutuhkan wawasan yang mendalam, dan inilah yang ditawarkan TAG Samurai. Melalui analisis data yang cerdas, Anda dapat mengidentifikasi tren penjualan, memahami preferensi pelanggan, dan merencanakan strategi pertumbuhan yang tangguh. Dengan TAG Samurai, setiap keputusan bisnis didukung oleh data, memberikan Anda keunggulan yang tak tertandingi di pasar.

Jadwalkan Demo dan Konsultasi bersama Kami disini

Baca juga: Order Picking: Arti, Tipe, dan Strategi Optimasi

Kania Sutisnawinata