Freight Forwarding adalah: Cara Kerja, Prinsip, Manfaat

Dalam era globalisasi seperti sekarang, pergerakan barang dari satu tempat ke tempat lain telah menjadi inti dari aktivitas ekonomi internasional. Inilah di mana peran vital dari industri freight forwarding, atau yang sering disebut sebagai perusahaan pengangkutan barang, memegang peranan utama. Meskipun mungkin terdengar sederhana, industri freight forwarding sebenarnya melibatkan jaringan kompleks dari berbagai elemen dan proses yang bekerja sama untuk memastikan barang-barang tersebut mencapai tujuan akhirnya dengan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik. Dalam artikel ini, kita akan membongkar lebih lanjut tentang apa itu freight forwarding, bagaimana industri ini beroperasi, tantangan yang dihadapinya, dan peran pentingnya dalam perekonomian global.

Apa Itu Freight Forwarding?

Freight forwarding dapat dianggap sebagai pengatur perjalanan untuk barang-barang. Ini adalah layanan yang memfasilitasi transportasi barang dari produsen atau pemasok ke konsumen atau tempat tujuan akhir. Perusahaan freight forwarding bertindak sebagai perantara antara berbagai pemangku kepentingan dalam rantai pasok, termasuk produsen, penyedia layanan pengangkutan, pihak berwenang pabean, dan penerima akhir.

Baca juga: Quality Control: Arti, Tugas, dan Gajinya

Cara Kerja Freight Forwarding

Cara Kerja Freight Forwarding

Perusahaan freight forwarding bertindak sebagai perantara antara pihak-pihak yang terlibat dalam rantai pasok, seperti produsen, distributor, penyedia layanan transportasi, pihak berwenang pabean, dan penerima akhir. Berikut adalah cara kerja umum dari freight forwarding:

1. Konsultasi dan Penilaian Awal

Langkah pertama dalam proses freight forwarding adalah konsultasi antara freight forwarder dan klien potensial. Selama konsultasi ini, freight forwarder akan memahami kebutuhan pengiriman klien, termasuk jenis barang yang akan dikirim, asal dan tujuan pengiriman, jadwal pengiriman yang diinginkan, dan persyaratan khusus lainnya.

2. Penawaran dan Penilaian Biaya

Berdasarkan informasi yang diperoleh dari konsultasi awal, freight forwarder akan menyusun penawaran yang mencakup rincian biaya dan jadwal pengiriman. Biaya pengiriman dapat mencakup biaya transportasi, biaya penanganan barang, biaya asuransi, biaya pabean, dan biaya tambahan lainnya. Klien kemudian akan mengevaluasi penawaran dan memutuskan apakah akan menggunakan layanan freight forwarding tersebut.

3. Penanganan Dokumen

Setelah klien setuju untuk menggunakan layanan freight forwarding, freight forwarder akan mulai menangani semua dokumen yang diperlukan untuk pengiriman barang. Dokumen-dokumen ini dapat mencakup faktur, daftar muatan, sertifikat asal, dokumen pabean, dan dokumen pengiriman lainnya sesuai dengan jenis barang, rute pengiriman, dan persyaratan hukum yang berlaku.

4. Pemilihan Metode Pengangkutan

Freight forwarder akan membantu klien dalam memilih metode pengangkutan yang paling sesuai untuk pengiriman barang. Metode pengangkutan yang umum digunakan termasuk pengiriman laut, pengiriman udara, pengiriman darat, atau kombinasi dari ketiganya. Pemilihan metode pengangkutan akan dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti jarak pengiriman, jenis barang, kecepatan pengiriman yang diinginkan, dan biaya pengiriman.

5. Pengaturan Pengiriman

Setelah metode pengangkutan dipilih, freight forwarder akan mengatur pengiriman barang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Ini mencakup mengatur jadwal pengambilan barang dari lokasi pengirim, mengatur transportasi ke tempat tujuan, dan mengatur penyimpanan atau penanganan barang di gudang atau fasilitas penyimpanan lainnya jika diperlukan.

6. Pemantauan dan Koordinasi

Selama proses pengiriman, freight forwarder akan terus memantau perjalanan barang dan berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat, termasuk klien, pihak berwenang pabean, dan penyedia layanan transportasi. Mereka akan mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang mungkin timbul, seperti keterlambatan pengiriman, kerusakan barang, atau masalah pabean, dan memberikan pembaruan reguler kepada klien.

7. Penyelesaian Pengiriman

Setelah barang tiba di tujuan akhir, freight forwarder akan menyelesaikan proses pengiriman dengan memastikan bahwa barang telah diserahkan kepada penerima akhir sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan. Ini termasuk menyelesaikan proses pabean dan administrasi lainnya, serta mengatur pengiriman barang ke lokasi akhir jika diperlukan.

8. Evaluasi dan Umpan Balik

Setelah pengiriman selesai, freight forwarder akan melakukan evaluasi terhadap proses pengiriman dan mendapatkan umpan balik dari klien tentang kinerja mereka. Umpan balik ini dapat digunakan untuk meningkatkan layanan di masa mendatang dan memastikan kepuasan klien.

Prinsip Freight Forwarding

Prinsip Freight Forwarding

Prinsip-prinsip utama dalam industri freight forwarding membentuk landasan bagi operasi yang efisien dan sukses. Dengan memahami prinsip-prinsip ini, perusahaan freight forwarding dapat menjaga kualitas layanan mereka, memenuhi harapan klien, dan tetap bersaing di pasar yang semakin ketat. Berikut ini adalah beberapa prinsip utama dalam freight forwarding:

1. Keandalan

Keandalan merupakan prinsip kunci dalam freight forwarding. Perusahaan harus dapat diandalkan dalam memenuhi jadwal pengiriman, mengelola dokumen-dokumen dengan akurat, dan memberikan pembaruan yang jelas kepada klien. Keandalan adalah landasan dari hubungan yang kuat antara freight forwarder dan klien, dan ketidakmampuan untuk memenuhi komitmen dapat merusak reputasi perusahaan.

2. Kepatuhan Hukum

Freight forwarding melibatkan banyak peraturan dan regulasi, baik di tingkat nasional maupun internasional. Prinsip kepatuhan hukum mewajibkan perusahaan freight forwarding untuk memahami dan mematuhi semua peraturan yang berlaku terkait dengan transportasi barang, perdagangan internasional, dan dokumen pabean. Kepatuhan hukum yang ketat adalah kunci untuk menghindari masalah hukum dan memastikan bahwa pengiriman barang berjalan lancar.

3. Transparansi

Transparansi adalah prinsip yang penting dalam freight forwarding. Perusahaan harus secara jelas dan terbuka mengenai biaya, proses, dan kondisi pengiriman kepada klien. Ini mencakup memberikan estimasi biaya yang akurat, menjelaskan semua biaya tambahan yang mungkin timbul, dan memberikan pembaruan secara berkala tentang status pengiriman. Transparansi membangun kepercayaan antara freight forwarder dan klien serta membantu mencegah kebingungan atau ketidakpuasan.

4. Efisiensi Operasional

Efisiensi operasional adalah prinsip yang mendasar dalam freight forwarding. Perusahaan harus berusaha untuk mengoptimalkan semua aspek operasional mereka, mulai dari pengaturan pengiriman hingga pengelolaan dokumen, agar dapat mengurangi waktu, biaya, dan sumber daya yang terbuang. Penerapan teknologi informasi dan sistem manajemen yang canggih dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional.

5. Pelayanan Pelanggan yang Unggul

Prinsip pelayanan pelanggan yang unggul menjadi kunci kesuksesan dalam freight forwarding. Perusahaan harus mampu memberikan layanan yang responsif, ramah, dan sesuai dengan kebutuhan klien. Ini mencakup memberikan bantuan dan dukungan kepada klien sepanjang proses pengiriman, merespons pertanyaan atau keluhan dengan cepat, dan berusaha untuk memenuhi atau bahkan melebihi harapan klien.

6. Inovasi

Industri freight forwarding terus berkembang dan berubah seiring dengan perkembangan teknologi, perubahan dalam kebijakan perdagangan internasional, dan evolusi tren pasar. Prinsip inovasi mendorong perusahaan untuk terus mencari cara baru untuk meningkatkan layanan mereka, mengadopsi teknologi baru, dan menyesuaikan diri dengan perubahan dalam lingkungan bisnis. Inovasi adalah kunci untuk tetap bersaing dalam industri yang dinamis ini.

7. Keberlanjutan

Keberlanjutan menjadi semakin penting dalam industri freight forwarding di tengah meningkatnya kesadaran akan dampak lingkungan dan sosial dari kegiatan bisnis. Perusahaan freight forwarding harus memperhatikan dampak lingkungan dari operasi mereka dan berusaha untuk mengurangi jejak karbon, menggunakan bahan bakar yang lebih ramah lingkungan, dan mempromosikan praktik bisnis yang berkelanjutan. Selain itu, perusahaan juga harus memperhatikan aspek sosial dari operasi mereka, termasuk hak asasi manusia dan kondisi kerja yang adil.

Baca juga: International Shipping: Arti dan Peranan Pentingnya bagi Ekonomi

Manfaat Menggunakan Freight Forwarding

Manfaat Menggunakan Freight Forwarding

Menggunakan layanan freight forwarding dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan yang terlibat dalam perdagangan internasional atau pengiriman barang secara global. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari menggunakan freight forwarding:

1. Pengetahuan dan Pengalaman Ahli

Perusahaan freight forwarding memiliki pengetahuan dan pengalaman yang mendalam dalam mengelola pengiriman barang secara internasional. Mereka memahami persyaratan hukum, peraturan pabean, prosedur pengiriman, dan masalah logistik lainnya yang terkait dengan perdagangan internasional. Dengan menggunakan layanan freight forwarding, perusahaan dapat memanfaatkan keahlian ahli ini tanpa perlu mengalami belajar dari awal sendiri.

2. Efisiensi Operasional

Freight forwarder bertanggung jawab untuk mengatur semua aspek pengiriman barang, termasuk pemilihan metode pengangkutan yang paling efisien, pengelolaan dokumen-dokumen yang diperlukan, dan pengaturan logistik terkait lainnya. Dengan mengandalkan freight forwarding, perusahaan dapat menghemat waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengkoordinasikan semua aspek ini sendiri, sehingga memungkinkan mereka untuk fokus pada kegiatan inti bisnis mereka.

3. Akses ke Jaringan Logistik Global

Perusahaan freight forwarding memiliki jaringan logistik yang luas dan terdiversifikasi di seluruh dunia. Mereka memiliki hubungan yang kuat dengan berbagai penyedia layanan transportasi, agen pabean, gudang, dan pihak-pihak terkait lainnya di berbagai negara. Dengan menggunakan layanan freight forwarding, perusahaan dapat mengakses jaringan ini untuk mendapatkan harga yang kompetitif, rute pengiriman yang optimal, dan dukungan logistik yang andal di seluruh dunia.

4. Pemantauan dan Pembaruan yang Teratur

Freight forwarder memberikan pemantauan dan pembaruan yang teratur kepada klien mereka sepanjang proses pengiriman barang. Mereka menginformasikan klien tentang status pengiriman, termasuk jadwal pengiriman, perkiraan waktu kedatangan, dan kemungkinan masalah atau keterlambatan yang mungkin timbul. Dengan memiliki visibilitas yang baik atas pengiriman barang mereka, perusahaan dapat mengambil tindakan yang diperlukan jika terjadi masalah atau penundaan.

5. Manajemen Risiko yang Efektif

Freight forwarder membantu mengelola risiko terkait dengan pengiriman barang, termasuk risiko terkait pabean, kerusakan barang, atau keterlambatan pengiriman. Mereka memiliki pengetahuan dan pengalaman untuk mengidentifikasi potensi risiko ini dan mengambil langkah-langkah pencegahan yang diperlukan untuk mengurangi dampaknya. Dengan menggunakan layanan freight forwarding, perusahaan dapat mengurangi risiko operasional yang terkait dengan pengiriman barang mereka.

6. Peningkatan Keandalan dan Kepuasan Pelanggan

Dengan mengandalkan freight forwarding yang andal dan berpengalaman, perusahaan dapat meningkatkan keandalan pengiriman barang mereka dan memenuhi harapan pelanggan. Pengiriman yang tepat waktu dan dalam kondisi yang baik dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, membangun reputasi perusahaan, dan membuka peluang untuk pertumbuhan bisnis yang lebih lanjut.

7. Fokus pada Bisnis Inti

Dengan mengandalkan hal ini untuk mengelola pengiriman barang mereka, perusahaan dapat fokus pada pengembangan produk, pemasaran, dan strategi bisnis lainnya yang lebih strategis. Ini memungkinkan mereka untuk mengalokasikan sumber daya mereka dengan lebih efisien dan memaksimalkan nilai tambah bagi perusahaan.

Tantangan pada Penggunaan Freight Forwarding

Tantangan pada Penggunaan Freight Forwarding

Meskipun layanannya menawarkan berbagai manfaat, penggunaannya juga dapat dihadapkan pada sejumlah tantangan yang perlu diatasi. Berikut adalah beberapa tantangan utama yang terkait dengan penggunaan freight forwarding:

1. Biaya

Biaya freight forwarding bisa menjadi tinggi, terutama jika pengiriman melibatkan jarak yang jauh atau jenis barang yang kompleks. Hal ini meliputi biaya transportasi, biaya penanganan barang, biaya pabean, biaya asuransi, dan biaya tambahan lainnya. Perusahaan harus memperhitungkan biaya ini dalam perencanaan anggaran mereka dan mencari cara untuk mengoptimalkan biaya pengiriman.

2. Keterlambatan Pengiriman

Meskipun freight forwarder berusaha untuk memastikan pengiriman tepat waktu, keterlambatan pengiriman masih bisa terjadi karena berbagai alasan, termasuk cuaca buruk, masalah teknis, atau masalah logistik lainnya. Keterlambatan pengiriman dapat berdampak negatif pada rantai pasokan perusahaan, menyebabkan gangguan produksi, kehilangan penjualan, atau kekecewaan pelanggan.

3. Kualitas Layanan

Kualitas layanan dari freight forwarder bisa bervariasi, tergantung pada keahlian, pengalaman, dan infrastruktur mereka. Beberapa freight forwarder mungkin menawarkan layanan yang superior dengan pemantauan pengiriman yang terus-menerus dan dukungan pelanggan yang responsif, sementara yang lain mungkin kurang mengutamakan kepuasan pelanggan. Perusahaan perlu melakukan penelitian dan evaluasi yang cermat sebelum memilih freight forwarder yang tepat untuk kebutuhan mereka.

4. Risiko dan Kepatuhan Hukum

Penggunaan freight forwarding dapat melibatkan risiko terkait dengan pengiriman barang, termasuk risiko terkait pabean, kerusakan barang, atau kehilangan barang. Selain itu, perusahaan juga perlu mematuhi berbagai peraturan dan regulasi terkait dengan perdagangan internasional, pengangkutan barang, dan dokumen pabean. Kepatuhan hukum yang ketat diperlukan untuk menghindari sanksi dan masalah hukum.

5. Kompleksitas Dokumen dan Pemrosesan Pabean

Proses pemrosesan dokumen pabean dan administrasi lainnya dapat menjadi rumit dan memakan waktu. Freight forwarder biasanya bertanggung jawab untuk mengurus dokumen-dokumen ini, tetapi kesalahan atau keterlambatan dalam pemrosesan dokumen dapat menyebabkan masalah dalam pengiriman barang. Perusahaan perlu memastikan bahwa semua dokumen dikelola dengan hati-hati dan memastikan bahwa mereka memahami persyaratan pabean yang berlaku.

6. Keterbatasan Kontrol

Meskipun perusahaan dapat mengandalkan freight forwarder untuk mengatur pengiriman barang, mereka memiliki keterbatasan dalam mengontrol proses pengiriman secara langsung. Ini bisa menjadi tantangan, terutama jika terjadi masalah atau perubahan yang memerlukan intervensi langsung dari perusahaan. Perusahaan harus memastikan bahwa mereka memiliki sistem pemantauan dan komunikasi yang efektif dengan freight forwarder mereka untuk memastikan transparansi dan responsivitas yang optimal.

7. Kebutuhan untuk Mitigasi Risiko

Perusahaan harus memiliki strategi mitigasi risiko yang efektif untuk mengatasi berbagai risiko yang terkait dengan penggunaan freight forwarding. Ini termasuk memilih freight forwarder yang andal, mengamankan asuransi kargo yang sesuai, memiliki prosedur darurat dan rencana kontinuitas bisnis, serta memastikan kepatuhan hukum dan pemrosesan dokumen yang tepat.

Kesimpulan

Industri freight forwarding mungkin sering terabaikan dalam kesibukan perdagangan internasional, namun perannya sangat penting dalam memfasilitasi pergerakan barang di seluruh dunia. Dengan mengelola rantai pasok secara efisien, mengatasi tantangan yang ada, dan memainkan peran penting dalam perekonomian global, perusahaan freight forwarding tidak hanya menjadi perantara dalam pengiriman barang, tetapi juga pemain kunci dalam mempromosikan pertumbuhan ekonomi dan konektivitas global.

Mengoptimalkan Efisiensi Bisnis Anda dengan TAG Samurai

TAG Samurai, solusi mutakhir untuk manajemen aset perusahaan, dirancang untuk mengoptimalkan efisiensi bisnis Anda. Dengan kombinasi canggih dari teknologi terkini dan antarmuka yang mudah digunakan, TAG Samurai membawa revolusi dalam cara Anda mengelola dan melacak aset perusahaan Anda.

Melacak dan Memonitor Aset Secara Real-time

Dengan teknologi RFID terintegrasi, TAG Samurai memungkinkan Anda untuk melacak aset Anda secara real-time. Ini memberikan visibilitas yang tak tertandingi, memastikan Anda selalu tahu di mana aset berharga Anda berada. Dengan pemantauan yang akurat, Anda dapat menghindari kehilangan dan meningkatkan produktivitas operasional.

Pemeliharaan Preventif yang Efektif

Sekarang, Anda dapat meningkatkan masa pakai aset Anda dengan pemeliharaan preventif yang tepat waktu. TAG Samurai memberikan notifikasi otomatis untuk pemeliharaan rutin, membantu Anda menghindari kerusakan yang tidak terduga dan mengurangi downtime. Dengan strategi pemeliharaan yang cerdas, Anda dapat menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi operasional.

Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Dengan fitur analisis data yang canggih, TAG Samurai membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik. Data yang dikumpulkan dari aset Anda memberikan wawasan mendalam tentang kinerja, penggunaan, dan tren. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang aset Anda, Anda dapat mengoptimalkan strategi bisnis Anda dan mencapai tingkat efisiensi yang lebih tinggi.

Jadwalkan Demo dan Konsultasi bersama Kami disini

Baca juga: Order Tracking: Arti, Fungsi, Jenis, Langkah Penerapan

Kania Sutisnawinata