Cara Membuat Pembukuan Stok Barang

Mengelola stok barang dengan baik sangat penting bagi kelancaran bisnis Anda. Pembukuan stok barang membantu mengetahui jumlah stok yang tersedia, barang yang habis terjual, serta barang yang perlu dibeli kembali. Artikel ini akan memberikan panduan lengkap mengenai cara membuat pembukuan stok barang yang akurat dan terstruktur.

Persiapan Membuat Pembukuan Stok Barang

Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dipersiapkan untuk membuat pembukuan stok barang:

1. Tujuan pembukuan stok barang

Tujuan pembukuan stok barang adalah untuk mencatat dan mengelola informasi mengenai stok barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Pembukuan stok barang berguna untuk mengetahui jumlah stok barang yang tersedia, mengetahui barang yang habis terjual, dan menentukan barang yang perlu dibeli kembali.
Pembukuan stok barang juga dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan bahan baku dalam proses produksi, mengetahui laju pertumbuhan penjualan, dan menganalisis margin keuntungan.
Selain itu, pembukuan stok barang juga berguna untuk mempermudah proses perencanaan produksi dan pembelian bahan baku serta membantu mengelola arus kas perusahaan.

2. Daftar barang

Daftar barang adalah daftar yang berisi informasi mengenai barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Umumnya, daftar barang mencakup informasi mengenai nama barang, jumlah stok, harga beli, harga jual, dan tanggal pembelian atau penjualan.
Selain itu, daftar barang berguna untuk mempermudah pengelolaan stok barang dan mengetahui jumlah stok barang yang tersedia. Hal ini juga berguna untuk mengetahui barang yang habis terjual dan menentukan barang yang perlu dibeli kembali.
Pembuatan daftar barang dapat dibuat secara manual dengan menggunakan dokumen pembukuan stok barang atau dapat juga dibuat dengan menggunakan sistem informasi manajemen stok (inventory management system).

3. Sistem penomoran

Sistem penomoran adalah sistem yang digunakan untuk memberikan nomor unik pada setiap barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Hal ini berguna untuk mempermudah identifikasi setiap barang yang ada dalam daftar barang.
Selain itu, sistem penomoran juga dapat digunakan untuk mempermudah pencatatan transaksi barang dalam dokumen pembukuan stok barang.
Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam pembuatan sistem penomoran, seperti menggunakan kode alfanumerik atau menggunakan kode QR. Sistem penomoran harus unik untuk setiap barang agar tidak terjadi kekeliruan dalam pengelolaan stok barang.

4. Dokumen pembukuan stok barang

Dokumen pembukuan stok barang adalah dokumen yang berisi informasi mengenai stok barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan.
Pembukuan stok barang biasanya terdiri dari tabel atau formulir yang mencatat informasi mengenai nomor barang, nama barang, jumlah stok, harga beli, harga jual, dan tanggal pembelian atau penjualan.
Selain itu, dokumen pembukuan stok barang berguna untuk mengetahui jumlah stok barang yang tersedia, mengetahui barang yang habis terjual, dan menentukan barang yang perlu dibeli kembali.
Untuk pembukuan stok barang juga dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan bahan baku dalam proses produksi, mengetahui laju pertumbuhan penjualan, dan menganalisis margin keuntungan.

5. Sistem informasi manajemen stok (inventory management system)

Inventory management system atay Sistem informasi manajemen stok adalah sistem yang digunakan untuk memantau dan mengelola stok barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Sistem informasi manajemen stok memungkinkan perusahaan untuk mengetahui jumlah stok barang yang tersedia, mengetahui barang yang habis terjual, dan menentukan barang yang perlu dibeli kembali dengan lebih cepat dan akurat.
Selain itu, sistem informasi manajemen stok juga dapat membantu perusahaan dalam mengelola arus kas dengan memperhitungkan waktu pembelian bahan baku dan waktu penjualan produk. Sistem informasi manajemen stok dapat terintegrasi dengan sistem penjualan atau sistem akuntansi untuk memudahkan proses pembukuan stok barang.

6. Dokumen transaksi barang

Dokumen transaksi barang adalah dokumen yang mencatat informasi mengenai pembelian atau penjualan barang yang terjadi dalam suatu perusahaan. Umumnya, dokumen transaksi barang biasanya terdiri dari faktur pembelian atau nota penjualan yang mencatat informasi mengenai nama barang, jumlah barang, harga satuan, harga total, dan tanggal transaksi.
Selain itu, dokumen transaksi barang berguna sebagai referensi dalam pembukuan stok barang untuk mencatat transaksi pembelian atau penjualan barang. Terakhir, dokumen transaksi barang juga dapat digunakan sebagai bukti pembelian atau penjualan dalam proses pembayaran.

7. Pencatat

Pencatat adalah orang yang ditugaskan untuk mencatat semua transaksi barang dalam dokumen pembukuan stok barang. Seorang pencatat harus memahami cara kerja pembukuan stok barang dan mampu mencatat dengan teliti agar pembukuan stok barang yang dibuat akurat.
Selain itu, pencatat dapat mencatat transaksi pembelian atau penjualan barang sesuai dengan dokumen transaksi barang yang ada dan memasukkannya ke dalam dokumen pembukuan stok barang. Terakhir, Pencatat juga harus mampu memperbarui pembukuan stok barang secara teratur agar selalu akurat.

Langkah-Langkah Untuk Membuat Pembukuan Stok Barang

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat pembukuan stok barang secara listicle:

1. Tentukan tujuan pembukuan stok barang

Tentukan tujuan pembukuan stok barang adalah langkah pertama yang perlu dilakukan dalam membuat pembukuan stok barang. Hal ini penting karena tujuan pembukuan stok barang akan menentukan bagaimana pembukuan stok barang harus dilakukan.
Pembukuan stok barang bisa beragam, seperti untuk mengetahui jumlah stok barang yang tersedia, mengetahui barang yang habis terjual, dan menentukan barang yang perlu dibeli kembali.
Tentukan tujuan pembukuan stok barang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan pastikan tujuan tersebut sesuai dengan kondisi nyata di lapangan.
Dengan menentukan tujuan pembukuan stok barang yang jelas, maka proses pembukuan stok barang akan lebih terstruktur dan efisien.

2. Tentukan jenis barang yang akan dicatat

Tentukan jenis barang yang akan dicatat adalah langkah kedua dalam membuat pembukuan stok barang. Hal ini penting karena akan mempengaruhi jumlah barang yang harus dicatat dan cara pencatatannya. Selanjutnya, tentukan jenis barang yang akan dicatat sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Misalnya, jika Anda memiliki toko kelontong, maka Anda mungkin hanya akan mencatat barang-barang kebutuhan sehari-hari seperti makanan, minuman, dan obat-obatan.
Namun, jika Anda memiliki toko elektronik, maka Anda mungkin akan mencatat berbagai jenis barang elektronik seperti televisi, komputer, dan smartphone. Tentukan jenis barang yang akan dicatat dengan teliti agar tidak terjadi kekeliruan dalam pengelolaan stok barang.

3. Buat sistem penomoran untuk setiap barang

Buat sistem penomoran untuk setiap barang adalah langkah ketiga dalam membuat pembukuan stok barang. Hal ini penting karena sistem penomoran akan mempermudah identifikasi setiap barang yang ada dalam daftar barang.
Sistem penomoran juga dapat digunakan untuk mempermudah pencatatan transaksi barang dalam dokumen pembukuan stok barang. Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam pembuatan sistem penomoran, seperti menggunakan kode alfanumerik atau menggunakan kode QR.
Terakhir, Sistem penomoran harus unik untuk setiap barang agar tidak terjadi kekeliruan dalam pengelolaan stok barang. Buat sistem penomoran dengan teliti agar proses pembukuan stok barang dapat dilakukan dengan efisien.

4. Buat dokumen pembukuan stok barang

Buat dokumen pembukuan stok barang adalah langkah keempat dalam membuat pembukuan stok barang. Dokumen pembukuan stok barang merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai stok barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan.
Umumnya, dokumen pembukuan stok barang terdiri dari tabel atau formulir yang mencatat informasi mengenai nomor barang, nama barang, jumlah stok, harga beli, harga jual, dan tanggal pembelian atau penjualan.
Selain itu, Dokumen pembukuan stok barang berguna untuk mengetahui jumlah stok barang yang tersedia, mengetahui barang yang habis terjual, dan menentukan barang yang perlu dibeli kembali.
Terakhir, Dokumen pembukuan stok barang juga dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan bahan baku dalam proses produksi, mengetahui laju pertumbuhan penjualan, dan menganalisis margin keuntungan.
Buat dokumen pembukuan stok barang dengan teliti agar proses pembukuan stok barang dapat dilakukan dengan efisien.

5. Catat semua transaksi barang

Catat semua transaksi barang adalah langkah kelima dalam membuat pembukuan stok barang. Hal ini penting karena transaksi barang merupakan informasi yang harus dicatat dalam pembukuan stok barang. Transaksi barang terdiri dari pembelian barang atau penjualan barang. Pembelian barang adalah transaksi di mana perusahaan membeli barang dari pemasok, sedangkan penjualan barang adalah transaksi di mana perusahaan menjual barang kepada pelanggan. Catat semua transaksi barang sesuai dengan dokumen transaksi barang yang ada dan masukkan informasinya ke dalam dokumen pembukuan stok barang. Catat semua transaksi barang dengan teliti agar pembukuan stok barang yang dibuat akurat.

6. Periksa dan perbarui pembukuan stok barang secara teratur

Periksa dan perbarui pembukuan stok barang secara teratur adalah langkah keenam dalam membuat pembukuan stok barang. Hal ini penting karena pembukuan stok barang harus selalu akurat dan terbaru agar dapat memberikan informasi yang tepat mengenai stok barang yang dimiliki oleh perusahaan.
Selanjutnya, Periksa dan perbarui pembukuan stok barang secara teratur agar tidak terjadi kesalahan dalam pencatatan transaksi barang. Periksa dan perbarui pembukuan stok barang dengan teliti agar proses pembukuan stok barang dapat dilakukan dengan efisien.

Cara Membuat Pembukuan Menggunakan Excel

Tools yang sangat membantu dalam proses membuat pembukuan stok barang adalah Microsoft Excel.

Terdapat tiga sheet yang akan digunakan pada pembukuan ini yaitu sheet data barang, barang masuk, dan barang keluar. Ketiga sheet tersebut akan saling terintegrasi satu sama lain. Berikut ini adalah langkah-langkah pembuatannya di Excel:

1. Membuat Sheet Daftar Barang

Sheet ini akan berisikan informasi mengenai data barang yang dimiliki perusahaan. Data tersebut meliputi nama barang, stok awal, jumlah barang yang masuk atau keluar dan stok akhir.

Membuat Sheet Daftar Barang

Pertama-tama, masukkan header berupa identitas perusahaan dan periode pembukuan. Lalu tepat di bawahnya dibuat table untuk data ID, nama barang, stok awal, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, dan stok akhir.

Aktifkan header tabel dengan cara block semua judul kolom dan pilih “My table has header”. Selanjutnya, masukkan data barang yang dimiliki perusahaan saat ini dengan benar.

2. Membuat Sheet Barang Masuk

Tambahkan sheet baru dan labeli dengan nama “Barang keluar”. Sheet ini akan berisikan data-data barang yang masuk. Pertama-tama, buatlah tabel dengan judul kolom tanggal, ID, nama barang, dan jumlah.

Membuat Sheet Barang Masuk

Gunakan rumus vlookup pada kolom nama barang. Rumus ini akan mengintegrasikan dengan data ID dan nama barang pada sheet “daftar barang”. Sehingga, ketika kode barang dimasukan sistem akan menampilkan nama barang.

3. Membuat Sheet Barang Keluar

Buatlah sheet baru dengan nama “Barang Keluar”. Sheet ini akan berisikan data-data barang yang keluar. Cara membuatnya sama dengan cara pembuatan sheet barang masuk. Pada kolom nama barang, masukkan juga rumus vlookup seperti tahap sebelumnya.

Membuat Sheet Barang Keluar

4. Mengintegrasikan Ketiga Sheet

Tujuan dari integrasi ini adalah agar data pada sheet daftar barang diperbarui secara otomatis. Sehingga, ketika petugas pencatatan memasukan data barang masuk atau barang keluar pada masing-masing sheet, maka data jumlah stok pada sheet daftar barang juga akan berubah.

Masukkan rumus =Sumif(tableX[kode],tableY[#thisrow],[kode],tableZ[jumlah]) pada kolom “masuk” dan “keluar” sheet daftar barang. Pada kolom stok akhir, gunakan rumus penjumlahan stok awal dan masuk dikurangi keluar dan Excel siap digunakan.

Cara Membuat Pembukuan Menggunakan Aplikasi Inventory Berbasis Web

Melihat pentingnya proses pembukuan stok barang pada perusahaan, saat ini telah banyak layanan aplikasi inventory barang berbasis web. Aplikasi ini banyak beredar dengan basis web karena lebih fleksibel. Dengan aplikasi seperti ini, proses pembukuan akan menjadi lebih mudah.

Cara Membuat Pembukuan Menggunakan Aplikasi Inventory Berbasis Web

Selain itu proses pencatatan dengan aplikasi ini akan lebih akurat dan terstruktur. Potensi human error akan semakin berkurang sehingga data yang diperoleh lebih valid sehingga mempermudah pengambilan keputusan dan proses audit.

Fitur yang diberikan aplikasi ini lebih lengkap dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan.Banyak penyedia aplikasi yang memberikan solusi pengelolaan aplikasi inventory, salah satunya adalah TAG Samurai.

Kesimpulan

Cara membuat pembukuan stok barang adalah bahwa pembukuan stok barang merupakan proses penting yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan untuk mengelola stok barang yang dimilikinya. Pembukuan stok barang membantu perusahaan untuk mengetahui jumlah stok barang yang tersedia, mengetahui barang yang habis terjual, dan menentukan barang yang perlu dibeli kembali.