Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, manajemen persediaan menjadi faktor kunci yang mendukung kelancaran operasional perusahaan. Salah satu metode yang digunakan dalam mengelola persediaan adalah “Periodic Inventory System” atau Sistem Inventaris Periodik. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi konsep, keuntungan, dan implementasi sistem ini dalam konteks bisnis modern.
Apa itu Periodic Inventory?
Periodic Inventory adalah metode dalam manajemen persediaan di mana perusahaan secara teratur melakukan penghitungan fisik terhadap seluruh stok barang yang dimilikinya. Berbeda dengan metode perpetual di mana perubahan stok dicatat secara real-time, sistem ini mengadopsi pendekatan yang lebih tradisional di mana perusahaan melakukan penghitungan stok pada interval waktu tertentu.
Baca juga: Reorder Point adalah: Arti, Komponen Utama, Implementasi
Apa Itu Periodic Inventory System?
Periodic Inventory System adalah suatu pendekatan dalam manajemen persediaan di mana perusahaan secara periodik melakukan penghitungan fisik terhadap seluruh stok barang yang dimilikinya. Berbeda dengan metode perpetual, di mana stok terus-menerus diupdate secara real-time, sistem ini mengadopsi siklus tertentu untuk mengevaluasi dan merekam jumlah persediaan.
Keuntungan Periodic Inventory System
Sederhana dan Ekonomis
Metode ini lebih sederhana dalam pelaksanaannya dibandingkan dengan Sistem Inventaris Perpetual. Tidak diperlukan pemantauan stok secara real-time, sehingga perusahaan tidak perlu menginvestasikan sumber daya yang besar dalam perangkat lunak dan infrastruktur yang kompleks.
Cocok untuk Produk dengan Rotasi Lambat
Sistem ini efektif untuk bisnis yang memiliki produk dengan rotasi stok yang lambat. Penghitungan periodik memungkinkan perusahaan fokus pada produk yang krusial dan meminimalkan waktu dan upaya yang dihabiskan untuk produk dengan perputaran yang lebih lambat.
Kontrol Biaya Administratif
Dengan tidak adanya keharusan untuk memantau stok secara terus-menerus, perusahaan dapat mengendalikan biaya administratif yang terkait dengan manajemen persediaan. Proses yang lebih sederhana juga dapat mengurangi kesalahan administratif.
Fleksibilitas dalam Perencanaan Penghitungan
Perusahaan memiliki fleksibilitas untuk menentukan periode penghitungan fisik sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Ini memungkinkan mereka untuk menyesuaikan jadwal penghitungan dengan karakteristik produk dan siklus operasional.
Pengurangan Kompleksitas
Dibandingkan dengan sistem perpetual yang memerlukan pemantauan konstan, sistem periodik mengurangi tingkat kompleksitas dalam manajemen persediaan. Ini dapat bermanfaat terutama bagi bisnis dengan skala operasional yang lebih kecil.
Fokus pada Aspek Strategis
Dengan menghilangkan kebutuhan untuk memantau stok setiap saat, perusahaan dapat fokus pada aspek-aspek strategis manajemen persediaan, seperti perencanaan permintaan, negosiasi kontrak dengan pemasok, dan strategi penetapan harga.
Menghindari Ketidakstabilan dari Fluktuasi Harian
Karena penghitungan stok dilakukan pada interval tertentu, perusahaan dapat menghindari fluktuasi harian yang dapat memengaruhi stok dalam sistem perpetual.
Implementasi Periodic Inventory System
Penetapan Periode Penghitungan
Penentuan periode penghitungan fisik menjadi langkah awal yang krusial. Bisnis perlu mempertimbangkan rotasi stok, jenis produk, dan kebutuhan informasi real-time. Misalnya, bisnis dengan produk yang memiliki rotasi cepat mungkin memilih penghitungan bulanan.
Pembentukan Tim Inventarisasi
Membentuk tim inventarisasi yang terdiri dari individu yang berpengalaman dan terlatih merupakan langkah penting. Tim ini harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang produk, prosedur penghitungan, dan teknologi yang mungkin digunakan.
Pelatihan Tim
Pelatihan adalah kunci kesuksesan. Tim harus dipersiapkan untuk menghadapi berbagai tantangan dalam penghitungan fisik, termasuk identifikasi produk, penggunaan peralatan, dan penanganan kesalahan. Pelatihan juga dapat mencakup aspek etika dan integritas dalam melakukan penghitungan.
Pemilihan Metode Penghitungan
Pemilihan metode penghitungan fisik dapat mencakup penggunaan teknologi seperti barcode atau RFID untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi. Metode ini harus disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik persediaan perusahaan.
Penetapan Proses Penghitungan
Menetapkan prosedur yang jelas dan sistematis untuk penghitungan fisik sangat penting. Ini mencakup pengaturan lokasi penghitungan, alur kerja yang terorganisir, dan standar operasional yang ketat untuk memastikan konsistensi dan akurasi.
Pendokumentasian Hasil Penghitungan
Dokumentasi hasil penghitungan fisik dengan cermat adalah langkah penting. Data ini akan digunakan untuk membandingkan dengan catatan persediaan sebelumnya dan mengidentifikasi varian. Pastikan bahwa dokumentasi ini tersimpan dengan aman dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Integrasi dengan Sistem Manajemen
Integrasi dengan sistem manajemen lainnya memastikan konsistensi dan akurasi data. Persediaan yang dihitung fisik harus diselaraskan dengan catatan akuntansi dan sistem manajemen lainnya untuk menghindari kesalahan dan ketidaksesuaian.
Analisis Varian
Analisis varian adalah langkah penting untuk memahami penyebab perbedaan antara hasil penghitungan fisik dan catatan persediaan sebelumnya. Identifikasi faktor seperti kesalahan penghitungan, kerusakan barang, atau potensi kecurangan.
Pengambilan Tindakan Korektif
Setelah analisis varian, ambil tindakan korektif yang sesuai. Ini mungkin termasuk penyesuaian persediaan, perbaikan prosedur, atau pelatihan tambahan untuk tim inventarisasi. Tujuannya adalah mengurangi risiko varian di masa depan.
Evaluasi dan Peningkatan Berkelanjutan
Lakukan evaluasi menyeluruh terhadap seluruh proses penghitungan. Tinjau hasil, efisiensi proses, dan identifikasi area yang dapat ditingkatkan. Terapkan perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi.
Pelaporan dan Komunikasi
Segera bagikan hasil penghitungan fisik dan langkah-langkah yang diambil kepada pihak terkait. Komunikasi yang transparan dapat membantu menciptakan pemahaman yang lebih baik dan mengurangi ketidakpastian.
Audit Internal
Lakukan audit internal secara berkala untuk memastikan bahwa prosedur diikuti sesuai dengan standar yang ditetapkan. Audit ini dapat membantu mendeteksi potensi masalah sebelum mereka berkembang menjadi masalah yang lebih besar.
Baca juga: Product Allocation adalah: Arti, Keuntungan, Implementasi
Manfaat Periodic Inventory System
Sederhana dan Ekonomis
Sistem ini lebih sederhana dalam pelaksanaannya dibandingkan dengan Sistem Inventaris Perpetual. Tidak memerlukan infrastruktur teknologi yang kompleks atau pemantauan stok secara real-time, yang membuatnya lebih ekonomis untuk perusahaan dengan skala operasional yang lebih kecil.
Cocok untuk Produk dengan Rotasi Lambat
Sistem ini efektif untuk produk dengan rotasi stok yang lambat. Dengan melakukan penghitungan periodik, perusahaan dapat fokus pada manajemen persediaan produk yang benar-benar kritis.
Kontrol Biaya Administratif
Dengan tidak adanya keharusan untuk memantau stok secara terus-menerus, perusahaan dapat mengontrol biaya administratif yang terkait dengan manajemen persediaan. Ini mencakup pengurangan biaya perangkat lunak dan sumber daya manusia yang diperlukan untuk memantau stok secara real-time.
Fleksibilitas dalam Perencanaan Penghitungan
Perusahaan memiliki fleksibilitas untuk menentukan periode penghitungan fisik sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Ini memungkinkan adaptasi yang lebih baik terhadap siklus operasional dan permintaan produk.
Fokus pada Aspek Strategis
Dengan menghilangkan kebutuhan untuk memantau stok setiap saat, perusahaan dapat fokus pada aspek strategis manajemen persediaan. Ini melibatkan perencanaan permintaan, pengoptimalan level stok kritis, dan strategi penetapan harga.
Pengurangan Kompleksitas
Sistem periodik mengurangi kompleksitas operasional dalam manajemen persediaan. Ini dapat menjadi keuntungan besar, terutama untuk bisnis dengan skala operasional yang lebih kecil yang mungkin tidak memerlukan tingkat pemantauan yang konstan.
Penghematan Tenaga Kerja
Karena tidak memerlukan pemantauan stok secara real-time, perusahaan dapat menghemat tenaga kerja yang diperlukan untuk aktivitas pemantauan dan rekonsiliasi konstan. Tim inventarisasi hanya aktif selama periode penghitungan fisik.
Dukungan untuk Produk dengan Rotasi Cepat
Meskipun dirancang untuk produk dengan rotasi lambat, Sistem Inventaris Periodik dapat mendukung produk dengan rotasi cepat dengan perencanaan yang tepat. Ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan strategi manajemen persediaan sesuai dengan karakteristik produk tertentu.
Keuntungan pada Bisnis dengan Produk Tertentu
Untuk bisnis dengan produk tertentu atau kategori produk, Sistem Inventaris Periodik dapat menjadi solusi yang lebih efektif dan terjangkau daripada metode lain.
Fleksibilitas dalam Implementasi
Implementasi Sistem Inventaris Periodik dapat dilakukan tanpa ketergantungan pada teknologi yang canggih. Ini membuatnya dapat diadopsi dengan lebih mudah oleh bisnis yang mungkin tidak memiliki anggaran besar untuk investasi teknologi.
Tantangan pada Periodic Inventory System
Keterlambatan Informasi
Informasi tentang tingkat persediaan tidak selalu tersedia secara real-time. Dengan penghitungan yang dilakukan secara periodik, perusahaan mungkin tidak memiliki visibilitas langsung terhadap perubahan stok yang terjadi di antara periode penghitungan.
Kesalahan Manusia
Keterlibatan manusia dalam penghitungan fisik meningkatkan risiko kesalahan. Kesalahan penghitungan, pencatatan yang tidak tepat, atau kurangnya perhatian terhadap detail dapat menyebabkan ketidakakuratan data persediaan.
Tingkat Persediaan yang Berfluktuasi
Dalam bisnis dengan permintaan yang fluktuatif atau perubahan stok yang cepat, penghitungan periodik mungkin tidak dapat menangkap perubahan dengan cepat. Ini dapat mengarah pada risiko kehabisan stok atau kelebihan stok.
Kesulitan Identifikasi Produk
Jika bisnis memiliki banyak produk atau barang dengan karakteristik serupa, identifikasi dan penghitungan fisik dapat menjadi tugas yang rumit dan memakan waktu.
Keterbatasan dalam Pemantauan Stok Minimum
Sistem Inventaris Periodik mungkin tidak selalu memberikan pemantauan yang cukup terhadap stok minimum atau maksimum. Ini dapat menyebabkan risiko kekurangan atau kelebihan persediaan.
Tantangan dalam Menanggapi Perubahan Permintaan
Sistem ini mungkin kurang responsif terhadap perubahan permintaan pasar atau tren bisnis. Bisnis mungkin tidak dapat menyesuaikan stok dengan cepat untuk memenuhi permintaan yang berubah-ubah.
Kompleksitas Manajemen Persediaan yang Rendah
Dalam bisnis dengan kebutuhan manajemen persediaan yang kompleks, seperti yang terkait dengan produk dengan siklus hidup singkat atau produk yang memiliki berbagai atribut, sistem periodik mungkin kurang efisien dalam memberikan visibilitas yang dibutuhkan.
Risiko Kecurangan
Karena informasi stok tidak selalu diperbarui secara real-time, ada risiko kecurangan yang mungkin tidak segera terdeteksi. Karyawan atau pihak luar dapat memanfaatkan celah ini untuk aktivitas yang tidak sah.
Kesulitan dalam Perencanaan Produksi
Perencanaan produksi dapat menjadi lebih sulit karena kurangnya visibilitas real-time terhadap tingkat stok. Hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam mengatur produksi secara efisien.
Peningkatan Risiko Kehilangan Barang
Dengan penghitungan yang dilakukan pada interval tertentu, risiko kehilangan barang atau pencurian mungkin lebih tinggi daripada dalam sistem yang memantau stok secara real-time.
Kesimpulan
Dalam dunia bisnis yang dinamis, pemilihan metode manajemen persediaan yang sesuai sangat penting. Periodic Inventory System, dengan sederhananya, dapat menjadi pilihan yang efisien terutama untuk bisnis dengan jenis produk tertentu. Dengan perencanaan yang baik dan integrasi yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan proses operasionalnya dan menjaga kelancaran rantai pasok. Sebagai penutup, mengadopsi Sistem Inventaris Periodik dapat menjadi langkah strategis menuju efisiensi dan ketahanan bisnis jangka panjang.
Tingkatkan Efisiensi Bisnis Anda dengan Aplikasi Inventaris Barang TAG Samurai
Manajemen persediaan yang efisien adalah fondasi kesuksesan bisnis e-commerce. Aplikasi Inventaris Barang TAG Samurai memberikan Anda keunggulan yang Anda butuhkan.
Dengan Inventory Management TAG Samurai, Anda dapat:
- Meminimalkan biaya persediaan dan memaksimalkan keuntungan.
- Menghindari kekurangan persediaan yang dapat merugikan bisnis Anda.
- Mengelola persediaan dengan mudah bahkan saat bisnis Anda berkembang pesat.
Baca juga: Physical Inventory adalah: Arti, Strategi, Tantangan
- Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC) - 02/09/2024
- MITRE Att&ck: 3 Komponen Utama dan Manfaatnya - 02/09/2024
- NERC CIP: Manfaat dan Tantangan dalam Implementasinya - 02/09/2024