Inventory Analysis adalah: Arti, Metode, Manfaat, Tantangan

Dalam dunia bisnis yang penuh dengan dinamika, keberhasilan sebuah perusahaan tidak hanya ditentukan oleh produk atau layanannya, tetapi juga oleh sejauh mana perusahaan dapat mengelola persediaannya. Inventory Analysis, atau Analisis Persediaan, merupakan seni dan ilmu yang mendasari keberhasilan strategi manajemen persediaan suatu perusahaan.

Pengertian Inventory Analysis

Inventory Analysis, atau Analisis Persediaan, merujuk pada serangkaian proses evaluasi dan pemahaman mendalam terhadap semua aspek yang terkait dengan persediaan suatu perusahaan. Tujuannya adalah untuk mengoptimalkan manajemen persediaan agar dapat mencapai efisiensi operasional, mengurangi biaya penyimpanan, dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

Baca juga: Inventory Write-Down adalah: Arti, Dampak, Cara Mengurangi

Cara Menganalisis Inventory

Inventaris melibatkan aspek bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Manajer mengamati volume dan kualitas inventaris untuk meramalkan kebutuhan di masa depan. Informasi ini memberikan wawasan tentang kebutuhan saat ini serta kebutuhan yang mungkin timbul di masa mendatang.

Bagaimana cara menganalisis kinerja inventaris?

Cara untuk menganalisis kinerja inventaris adalah dengan memahami dan meningkatkan kinerja melalui analisis inventaris. Manajer inventaris melakukan pemantauan terhadap Key Performance Indicators (KPI) manajemen inventaris untuk mengidentifikasi area yang berkinerja baik atau proses yang perlu perhatian lebih. Banyak bisnis menetapkan tujuan KPI dan secara berkala melakukan evaluasi kemajuan.

Data yang diperlukan untuk memantau kinerja inventaris umumnya terdapat dalam sistem manajemen inventaris. Sistem ini melacak pergerakan barang dari awal proses rantai pasok, mulai dari pembelian bahan baku hingga penjualan. Fokus pemantauan adalah untuk menghindari kelebihan atau kekurangan stok. Solusi manajemen inventaris sering menyediakan data real-time, historis, dan informasi pelanggan.

Berbagai data dapat ditemukan dalam sistem inventaris, termasuk informasi kritis seperti:

Produk

  • ID Produk
  • Nama item
  • Lokasi item
  • Nomor item
  • Unit ukuran
  • Inventaris awal
  • Minimum yang diperlukan

Pesanan

  • Nama depan
  • Nama belakang
  • ID Produk
  • Jumlah dikirim
  • Tanggal pemesanan

Pemasok

  • ID Pemasok
  • Nama pemasok
  • Email pemasok
  • Telepon pemasok

Pengadaan

  • ID Pemasok
  • ID Produk
  • Jumlah diterima
  • Tanggal pembelian

Melalui pemahaman terhadap data ini, perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen persediaan mereka dan menjaga keseimbangan antara kebutuhan pelanggan dan efisiensi operasional.

Metode Inventory Analysis

Metode Inventory Analysis

Terdapat beberapa metode Inventory Analysis yang digunakan perusahaan untuk mengelola persediaan dengan lebih efektif. Setiap metode memiliki fokus dan tujuan tertentu. Berikut adalah beberapa metode Inventory Analysis yang umum digunakan:

ABC Analysis

Metode ini melibatkan klasifikasi barang berdasarkan nilai relatifnya terhadap total nilai persediaan. Kelas A mencakup barang dengan nilai tertinggi, B dengan nilai menengah, dan C dengan nilai terendah. Hal ini membantu fokus manajemen yang lebih intensif pada barang-barang yang memiliki dampak finansial yang lebih besar.

EOQ (Economic Order Quantity)

EOQ adalah metode yang digunakan untuk menentukan jumlah pesanan yang optimal agar biaya total persediaan (pembelian dan penyimpanan) minimal. Hal ini mempertimbangkan biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan tingkat permintaan.

Safety Stock Analysis

Analisis Safety Stock melibatkan penentuan tingkat persediaan tambahan yang diperlukan untuk mengantisipasi fluktuasi tak terduga dalam permintaan atau keterlambatan pasokan. Ini membantu menghindari kekurangan stok yang dapat merugikan layanan pelanggan.

Just-In-Time (JIT)

Metode JIT melibatkan pendekatan di mana persediaan hanya dibeli atau diproduksi saat dibutuhkan. Tujuannya adalah mengurangi tingkat persediaan dan biaya penyimpanan, sambil tetap memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu.

Lead Time Analysis

Analisis Lead Time melibatkan pemahaman terhadap waktu yang diperlukan dari pemesanan barang hingga barang tersebut tiba di gudang. Ini membantu perusahaan dalam merencanakan persediaan dengan memperhitungkan faktor waktu yang krusial.

Perpetual Inventory System

Sistem inventaris yang terus-menerus memantau persediaan secara real-time. Setiap transaksi masuk atau keluar langsung mencatat perubahan dalam persediaan, memastikan informasi yang akurat dan up-to-date.

Two-Bin System

Metode ini melibatkan penggunaan dua kotak (bin) untuk setiap barang. Ketika satu bin kosong, pesanan untuk menggantinya ditempatkan, sementara bin yang lainnya masih digunakan. Ini memungkinkan pengawasan persediaan dengan cara yang sederhana.

Periode Order (Fixed-Order Period) System

Persediaan dipesan dalam jumlah tertentu hanya pada titik waktu tertentu, misalnya, setiap minggu atau setiap bulan. Hal ini memungkinkan untuk pengelolaan yang lebih terstruktur dan efisien.

VMI (Vendor-Managed Inventory)

VMI melibatkan pemasok yang mengelola dan mengontrol persediaan langsung di lokasi perusahaan pelanggan. Pemasok bertanggung jawab untuk memantau, mengelola, dan mengisi ulang persediaan.

Cycle Counting

Metode ini melibatkan penghitungan sebagian kecil persediaan secara teratur, tanpa menghentikan operasi penuh. Ini membantu memastikan keakuratan data persediaan tanpa perlu menghentikan operasi bisnis.

Baca juga: Inventory Write-Off adalah: Arti, Proses, Strategi Menghindari

Manfaat Inventory Analysis

Inventory Analysis memberikan berbagai manfaat signifikan bagi perusahaan, baik dari segi efisiensi operasional maupun strategi keuangan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penerapan Inventory Analysis:

Optimalisasi Persediaan

Inventory Analysis membantu perusahaan untuk menentukan tingkat persediaan yang optimal. Dengan memahami pola permintaan pasar dan siklus hidup produk, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat berdampak pada kepuasan pelanggan dan biaya penyimpanan.

Pengurangan Biaya Operasional

Dengan memahami dengan tepat kapan dan berapa banyak barang yang perlu dibeli atau diproduksi, perusahaan dapat menghindari kelebihan persediaan yang dapat menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi. Hal ini membantu mengurangi biaya operasional secara keseluruhan.

Peningkatan Layanan Pelanggan

Inventory Analysis memastikan ketersediaan produk yang memadai untuk memenuhi permintaan pelanggan. Ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan tetapi juga memperkuat citra merek perusahaan.

Manajemen Risiko Persediaan

Identifikasi dan pengelolaan risiko yang terkait dengan persediaan, seperti risiko perubahan harga atau risiko pasokan. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang risiko-risiko ini, perusahaan dapat mengembangkan strategi untuk mengatasi atau meminimalkan dampaknya.

Efisiensi Proses

Inventory Analysis membantu mengidentifikasi area-area di mana proses manajemen persediaan dapat ditingkatkan. Hal ini dapat mencakup perubahan dalam siklus pemesanan, peningkatan efisiensi penyimpanan, atau optimisasi rantai pasokan.

Pemantauan Kinerja

Penyusunan metrik dan KPI untuk memantau kinerja manajemen persediaan. Ini mencakup tingkat layanan pelanggan, tingkat putaran persediaan, dan efisiensi biaya.

Prediksi Permintaan

Dengan menggunakan analisis data dan model prediktif, Inventory Analysis membantu perusahaan dalam meramalkan kebutuhan persediaan di masa depan. Ini memungkinkan perencanaan yang lebih baik untuk memenuhi permintaan pasar.

Penetapan Harga yang Lebih Baik

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang nilai persediaan dan biaya operasional terkait, perusahaan dapat membuat keputusan harga yang lebih cerdas, meningkatkan profitabilitas.

Analisis ABC

Menggunakan metode ABC Analysis untuk memprioritaskan dan fokus pada manajemen yang lebih intensif pada barang-barang yang memiliki dampak finansial yang lebih besar.

Keberlanjutan Bisnis

Inventory Analysis membantu perusahaan untuk menjadi lebih responsif terhadap perubahan pasar dan kebutuhan pelanggan, yang pada akhirnya mendukung keberlanjutan dan pertumbuhan bisnis.

Tantangan dalam Inventory Analysis

Tantangan Inventory Analysis

Meskipun Inventory Analysis memberikan manfaat besar bagi perusahaan, ada sejumlah tantangan yang dapat muncul selama proses analisis. Beberapa tantangan tersebut melibatkan kompleksitas dari faktor-faktor tertentu yang dapat mempengaruhi manajemen persediaan. Berikut adalah beberapa tantangan umum dalam Inventory Analysis:

Fluktuasi Pasar

Pasar yang dinamis dapat mengalami fluktuasi permintaan yang tiba-tiba dan tidak terduga. Tantangan ini membuat sulit untuk meramalkan dengan akurat kebutuhan persediaan di masa depan.

Keterbatasan Data

Keterbatasan data atau ketidakakuratan data dapat menyulitkan proses analisis persediaan. Data yang tidak lengkap atau tidak akurat dapat menghasilkan keputusan yang salah.

Variabilitas Permintaan

Variabilitas dalam permintaan produk dapat menyebabkan kesulitan dalam menentukan tingkat persediaan yang tepat. Produk dengan permintaan yang sangat fluktuatif memerlukan strategi manajemen persediaan yang lebih cermat.

Perubahan Siklus Hidup Produk

Produk yang memiliki siklus hidup yang cepat atau tidak terduga dapat menyulitkan perencanaan persediaan. Pengelolaan barang yang masuk atau keluar dari tahap siklus hidup dapat menjadi tantangan.

Ketergantungan pada Pemasok

Ketergantungan pada pemasok tertentu atau masalah dalam rantai pasokan dapat menyebabkan ketidakpastian dalam ketersediaan persediaan. Keterlambatan pasokan dapat mempengaruhi kinerja persediaan secara keseluruhan.

Biaya Penyimpanan

Memiliki tingkat persediaan yang tinggi dapat menyebabkan biaya penyimpanan yang signifikan. Di sisi lain, memiliki persediaan yang terlalu rendah dapat menyebabkan biaya kekurangan stok. Menemukan keseimbangan yang optimal adalah tantangan tersendiri.

Kehilangan Barang (Shrinkage)

Kehilangan barang yang disebabkan oleh pencurian, kerusakan, atau faktor lainnya dapat memengaruhi akurasi data persediaan dan meningkatkan biaya persediaan.

Ketidakpastian Harga

Perubahan harga bahan baku atau produk akhir dapat mempengaruhi nilai persediaan dan margin keuntungan. Memantau dan menyesuaikan dengan perubahan harga adalah tantangan tersendiri.

Ketidakpastian Lead Time

Ketidakpastian dalam lead time pemasok dapat menyulitkan perusahaan dalam merencanakan persediaan dengan akurat. Keterlambatan atau perubahan dalam lead time dapat memengaruhi ketersediaan barang.

Koordinasi Antar Departemen

Kurangnya koordinasi antara departemen dalam perusahaan, seperti produksi, penjualan, dan keuangan, dapat menyulitkan perencanaan persediaan yang terkoordinasi.

Indikator Kinerja Inventory Analysis (KPI)

Terkadang disebut sebagai KPI, gunakan metrik ini untuk menganalisis bagaimana perusahaan Anda mengelola persediaan. Metrik populer melibatkan tingkat putaran, tersedia untuk dijanjikan, tingkat kehabisan stok, dan tingkat penjualan.

Gross Margin Return on Invested Inventory (GMROI)

Perusahaan ritel menggunakan rumus ini untuk melihat seberapa baik mereka mengubah persediaan menjadi keuntungan.

Rumusnya adalah:

Hasil akhir Anda seharusnya di atas 1.0.

Available to Promise / Tersedia untuk Dijanjikan (ATP)

Rumus ini memberikan wawasan tentang produk yang dimiliki atau akan dimiliki oleh perusahaan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Perusahaan menggunakan hasil ini untuk menawarkan tanggal pengiriman kepada pelanggan.

Rumusnya adalah:

Inventory Turnover Rate

Tingkat putaran persediaan mengukur berapa kali perusahaan telah menjual persediaan rata-ratanya dalam periode tertentu. Sebagai indikator seberapa baik Anda mengelola persediaan, rumus ini juga mengungkapkan seberapa baik produk Anda terjual.

Rumusnya adalah:

Stockout Rate / Tingkat Kehabisan Stok

KPI ini mengukur seberapa sering suatu barang yang dipesan oleh pelanggan tidak tersedia. Anda ingin angka ini, diungkapkan sebagai persentase, berada di bawah 10% dan sebanyak mungkin mendekati nol. Hal ini terutama berlaku untuk barang paling populer perusahaan.

Rumusnya adalah:

Customer Service Level (CSL) / Tingkat Layanan Pelanggan (TLP)

Gunakan TLP untuk mengukur probabilitas tidak terjadi kehabisan stok, dan dengan demikian kehilangan penjualan, selama periode tertentu. Perhitungan ini diungkapkan sebagai persentase.

Rumusnya adalah:

Rata-rata Hari untuk Menjual Persediaan, Hari Penjualan Persediaan (DSI) atau Hari di Tangan

KPI ini mengukur berapa hari rata-rata perusahaan untuk menjual suatu item. Gunakan rumus ini untuk melihat seberapa cepat perusahaan mengubah persediaan menjadi pendapatan penjualan. Angka yang lebih rendah menunjukkan operasi yang lebih efisien.

Ada dua rumus yang mungkin untuk ini:

Sell-Through Rate / Tingkat Penjualan

Perhitungan ini mengukur seberapa banyak suatu item yang telah Anda jual selama periode dibandingkan dengan berapa banyak item yang Anda terima dalam persediaan. KPI ini kritis di industri ritel dan diungkapkan sebagai persentase.

Rumusnya adalah:

Backorder Rate / Tingkat Pesanan Kembali

KPI ini mengukur seberapa besar bagian dari total pesanan pelanggan Anda untuk barang yang dipesan kembali, yang berarti ada penundaan dalam pengiriman. Ungkapkan pesanan kembali sebagai persentase.

Rumusnya adalah:

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis yang terus berubah, Inventory Analysis menjadi kunci keberlanjutan dan efisiensi. Dengan memahami peran pentingnya, perusahaan dapat mengoptimalkan persediaan mereka, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan demikian, menguasai seni Inventory Analysis tidak hanya merupakan kebutuhan, tetapi juga investasi yang berharga untuk masa depan bisnis yang sukses.

Analisis Inventaris Akurat dengan Aplikasi Inventory Management

Menyederhanakan Pengelolaan Inventaris Anda

Aplikasi Inventory Management TAG Samurai adalah kunci untuk memahami dan mengoptimalkan inventaris bisnis Anda dengan analisis yang akurat.

Kendalikan Stok dengan Lebih Baik

Jangan biarkan stok berlebihan atau kehabisan. Aplikasi ini memberikan Anda kendali penuh.

Analisis Mendalam yang Menguntungkan

Dengan data yang tepat, Anda dapat membuat keputusan yang cerdas tentang inventaris Anda.

Optimalkan Biaya Operasional

Hemat uang dengan menghindari pemborosan dan biaya penyimpanan yang tidak perlu.

Manfaatkan Analisis Inventaris yang Akurat

Dengan menggunakan Aplikasi Inventory Management TAG Samurai, Anda akan mengalami manfaat nyata bagi bisnis Anda.

Hemat Uang dan Waktu

Kurangi pemborosan waktu dan biaya dengan kendali yang lebih baik atas inventaris Anda.

Tingkatkan Produktivitas Tim Anda

Berikan tim Anda alat yang mereka butuhkan untuk bekerja dengan lebih efisien.

Peningkatan Laba Bisnis Anda

Maksimalkan laba dengan pengelolaan inventaris yang cerdas.

Jadi Pemimpin dalam Industri Anda

Dengan Aplikasi Inventory Management, Anda akan menjadi pemimpin dalam industri Anda. Jadilah yang terdepan dalam mengelola inventaris dengan cara yang cerdas dan efisien.

Baca juga: Inventory Turnover Ratio adalah: Arti, Rumus, Cara Optimasi