Backorder adalah: Arti, Dampak, Cara Kerja, Cara Meminimalisir

Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, konsep backorder menjadi semakin penting dalam menjaga keseimbangan antara pasokan dan permintaan. Backorder, yang juga dikenal sebagai pesanan tertunda, terjadi ketika permintaan pelanggan melebihi ketersediaan stok yang ada. Dalam artikel ini, kita akan menggali lebih dalam untuk memahami makna, dampak, dan strategi terkait hal ini dalam konteks bisnis modern.

Definisi Backorder

Backorder dapat diartikan sebagai situasi di mana pelanggan memesan produk atau layanan, namun barang tersebut tidak tersedia dalam stok pada saat pemesanan. Hal ini dapat disebabkan oleh berbagai faktor, termasuk peningkatan tiba-tiba dalam permintaan, kesalahan peramalan, atau kendala produksi.

Baca juga: Inventory Visibility adalah: Arti, Cara Optimasi, Pentingnya

Perbedaan Backorder dan Kehabisan Stok

Backorder dan kehabisan stok adalah dua kondisi yang berbeda tetapi berpengaruh pada ketersediaan produk dalam bisnis. Pertama, backorder terjadi ketika pelanggan melakukan pemesanan untuk suatu produk, tetapi produk tersebut tidak tersedia dalam stok pada saat pemesanan. Ini dapat disebabkan oleh lonjakan permintaan tiba-tiba, kesalahan peramalan, atau kendala produksi. Sebaliknya, kehabisan stok terjadi ketika persediaan suatu produk benar-benar habis tanpa adanya stok yang dapat dijual. Ini bisa disebabkan oleh peningkatan permintaan yang tidak terduga atau masalah dalam rantai pasokan.

Kedua, dampak dari kedua kondisi ini dapat berbeda. Backorder memungkinkan pelanggan untuk tetap melakukan pemesanan meskipun barang tidak segera tersedia, sementara kehabisan stok dapat mengakibatkan kehilangan penjualan karena tidak ada produk yang dapat ditawarkan kepada pelanggan. Meskipun hal ini dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan karena waktu tunggu yang panjang, kehabisan stok lebih mematikan karena pelanggan kehilangan kesempatan untuk membeli produk tersebut.

Strategi penanganan juga berbeda untuk kedua kondisi ini. Dalam mengelola backorder, perusahaan dapat menggunakan peramalan yang lebih akurat, sistem otomatisasi, dan komunikasi transparan dengan pelanggan. Di sisi lain, mengatasi kehabisan stok memerlukan upaya untuk meningkatkan produksi atau menyimpan stok cadangan strategis untuk menghindari kekurangan.

Dampak Positif dan Negatif Backorder

Dampak Positif dan Negatif Backorder

Dampak Positif Backorder

Pemenuhan Permintaan Pelanggan

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk tetap memenuhi permintaan pelanggan meskipun stok barang habis. Ini menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan mencegah kehilangan bisnis.

Peluang Penjualan Tambahan

Pelanggan yang bersedia menunggu dapat tetap melakukan pemesanan, membuka peluang penjualan tambahan. Mereka mungkin menunggu produk favorit mereka daripada beralih ke pesaing.

Strategi Pemasaran

Situasinya dapat digunakan sebagai strategi pemasaran, menciptakan kebutuhan dan eksklusivitas terhadap produk tertentu. Ini dapat meningkatkan minat dan keinginan pelanggan untuk mendapatkan produk tersebut.

Dampak Negatif Backorder

Ketidakpuasan Pelanggan

Waktu tunggu yang panjang untuk produk yang di-backorder dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan. Ini dapat mengakibatkan hilangnya kepercayaan dan loyalitas pelanggan.

Kehilangan Penjualan

Beberapa pelanggan mungkin tidak bersedia menunggu dan memilih untuk membeli dari pesaing yang menyediakan produk segera. Hal ini dapat mengakibatkan kehilangan penjualan yang signifikan.

Biaya Tambahan

Prosesnya dapat menimbulkan biaya tambahan, seperti pengiriman terpisah atau diskon untuk menggantikan ketidaknyamanan pelanggan. Ini dapat mengurangi margin keuntungan perusahaan.

Ketidakpastian Operasional

Manajemen hal ini dapat menimbulkan ketidakpastian operasional dalam rantai pasokan dan produksi. Perusahaan harus bekerja ekstra keras untuk menyesuaikan produksi dengan permintaan yang fluktuatif.

Cara Kerja Backorder

Cara kerja backorder melibatkan serangkaian langkah dan proses dalam rangka mengelola pesanan yang melebihi ketersediaan stok yang ada. Berikut adalah langkah-langkah umum yang terlibat dalam cara kerjanya:

Pemesanan dan Pemeriksaan Stok

Langkah pertama adalah ketika pelanggan melakukan pemesanan untuk produk atau layanan yang diinginkan. Sistem akan memeriksa stok yang tersedia. Jika stok cukup, pesanan dapat diproses dan dikirim.

Stok Tidak Cukup

Jika stok tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan, sistem akan mengidentifikasi pesanan tersebut sebagai hal ini. Artinya, meskipun pesanan diterima, produk tidak dapat segera dikirim karena tidak tersedia dalam stok.

Pemberitahuan kepada Pelanggan

Pelanggan yang melakukan pemesanan akan diberitahu bahwa pesanannya tidak dapat dipenuhi segera dan bahwa produk tersebut sedang dalam kondisinya. Pemberitahuan ini harus mencakup perkiraan waktu tunggu atau tanggal perkiraan pengiriman.

Manajemen Backorder

Tim manajemen backorder atau departemen yang bertanggung jawab akan memonitor dan mengelola pesanan yang dalam kondisi backorder. Ini melibatkan koordinasi dengan berbagai departemen seperti produksi, pengiriman, dan logistik untuk memastikan pesanan dapat dipenuhi sesegera mungkin.

Peramalan dan Produksi Tambahan

Untuk mengatasinya, perusahaan mungkin perlu melakukan peramalan yang lebih akurat dan memulai produksi tambahan untuk memenuhi permintaan yang tidak terduga. Ini melibatkan koordinasi dengan pemasok dan pabrik untuk meningkatkan produksi.

Prioritasi Pengiriman

Jika stok mulai tersedia kembali, prioritas pengiriman biasanya diberikan kepada pesanan yang dalam kondisinya. Hal ini dilakukan untuk memenuhi permintaan pelanggan yang telah menunggu lebih lama.

Pemantauan dan Komunikasi

Tim manajemen backorder terus memantau perkembangan dan terus berkomunikasi dengan pelanggan. Informasi yang terus-menerus diperbarui mengenai statusnya dan perkiraan waktu pengiriman menjadi kunci untuk mempertahankan kepercayaan pelanggan.

Pengiriman dan Penanganan Pasca-Penjualan

Setelah produk tersedia, pesanan yang dalam kondisinya akan diproses dan dikirimkan kepada pelanggan. Setelah pengiriman, perusahaan dapat menangani layanan pelanggan pasca-penjualan untuk memastikan kepuasan pelanggan.

Penyebab Backorder

Penyebab backorder dapat berasal dari berbagai faktor yang mempengaruhi rantai pasokan dan ketersediaan stok. Berikut adalah beberapa penyebab umum dari situasinya:

Kesalahan Peramalan Permintaan

Salah meramalkan permintaan pelanggan dapat menjadi penyebab utamanya. Jika perusahaan tidak dapat memperkirakan dengan tepat berapa banyak produk yang dibutuhkan, dapat terjadi ketidaksesuaian antara permintaan dan stok yang tersedia.

Masalah Produksi

Kendala dalam proses produksi, seperti gangguan mesin, kekurangan bahan baku, atau permasalahan kualitas, dapat menyebabkan keterlambatan dalam produksi. Jika produksi tidak dapat memenuhi kecepatan permintaan, hal ini dapat terjadi.

Kendala Rantai Pasokan

Gangguan dalam rantai pasokan, termasuk keterlambatan pengiriman dari pemasok, masalah logistik, atau ketidakstabilan politik di wilayah pemasok, dapat menyebabkan ketersediaan stok menjadi terbatas.

Peningkatan Permintaan Tidak Terduga

Lonjakan tiba-tiba dalam permintaan, terutama jika tidak dapat diprediksi atau tidak terduga, dapat mengakibatkan stok habis dan menyebabkan backorder. Faktor seperti promosi besar-besaran, tren konsumen, atau kejadian khusus dapat memicu peningkatan permintaan.

Produk Baru atau Populer

Produk baru atau yang menjadi sangat populer dapat mengalami backorder karena perusahaan mungkin tidak memperkirakan dengan benar tingkat permintaan yang tinggi. Keberhasilan produk yang melebihi ekspektasi dapat memicu ketersediaan stok yang terbatas.

Masalah Kualitas atau Keamanan

Jika ada masalah kualitas atau keamanan pada produk, perusahaan mungkin harus menarik produk dari pasar. Hal ini dapat menyebabkan kehabisan stok sementara perusahaan memperbaiki masalah tersebut sebelum melanjutkan produksi.

Kurangnya Stok Cadangan

Tidak memiliki stok cadangan yang cukup untuk mengatasi fluktuasi permintaan atau ketidakpastian dalam rantai pasokan dapat menyebabkan backorder. Stok cadangan strategis dapat membantu mengurangi risiko kehabisan stok.

Musim atau Tren Bisnis

Beberapa bisnis mengalami fluktuasi musiman atau tren tertentu yang dapat mempengaruhi permintaan. Jika perusahaan tidak dapat mengantisipasi dan menyesuaikan persediaan sesuai dengan fluktuasi ini, hal ini dapat terjadi.

Strategi Mengelola Backorder

Strategi Mengelola Backorder

Mengelola backorder memerlukan strategi yang cermat dan terkoordinasi untuk meminimalkan dampak negatifnya pada pelanggan dan operasional bisnis. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat diterapkan untuk mengelolanya dengan efektif:

Perbaikan Peramalan Permintaan

Menggunakan teknologi peramalan yang canggih dan analisis data untuk meningkatkan akurasi peramalan permintaan. Peramalan yang lebih tepat dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan persediaan yang lebih akurat.

Stok Cadangan Strategis

Menyimpan stok cadangan untuk produk yang memiliki permintaan fluktuatif atau yang rentan terhadap perubahan musiman. Stok cadangan dapat membantu mengatasi lonjakan permintaan yang tidak terduga.

Kerjasama dengan Pemasok

Membangun hubungan yang kuat dengan pemasok untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan komponen kunci. Komunikasi terbuka dengan pemasok dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah lebih awal.

Penjadwalan Produksi yang Fleksibel

Menerapkan jadwal produksi yang lebih fleksibel sehingga dapat menyesuaikan produksi dengan fluktuasi permintaan. Ini dapat melibatkan penggunaan teknologi produksi yang lebih adaptif.

Penggunaan Teknologi Otomatisasi

Mengimplementasikan sistem otomatisasi untuk memantau dan mengelola inventaris secara real-time. Sistem otomatisasi dapat memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap stok dan memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Prioritasi Pengiriman

Memiliki kebijakan yang jelas untuk memprioritaskan pengiriman kepada pelanggan yang dalam kondisinya. Memberikan perhatian khusus kepada pelanggan yang telah menunggu lebih lama dapat membantu mempertahankan kepercayaan pelanggan.

Transparansi dan Komunikasi dengan Pelanggan

Memberikan informasi yang transparan kepada pelanggan mengenai status backorder, perkiraan waktu pengiriman, dan alternatif jika tersedia. Komunikasi yang jujur dan terbuka dapat membantu mengurangi ketidakpuasan pelanggan.

Kebijakan Penggantian atau Insentif

Menerapkan kebijakan penggantian atau memberikan insentif kepada pelanggan yang telah menunggu dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Diskon khusus atau penawaran khusus dapat menjadi bentuk kompensasi.

Pengukuran Kinerja dan Evaluasi Reguler

Melakukan pengukuran kinerja secara teratur untuk mengevaluasi efektivitas strategi pengelolaannya. Analisis reguler dapat membantu perusahaan untuk belajar dari pengalaman dan terus meningkatkan prosesnya.

Pemantauan Rantai Pasokan

Aktif memantau rantai pasokan, mengidentifikasi potensi risiko, dan merespons perubahan dengan cepat. Keterlibatan aktif dalam rantai pasokan dapat membantu mencegah masalah sebelum mereka menjadi besar.

Baca juga: Finished Goods adalah: Arti, Contoh, Rumus, Cara Menghitung

Rumus dan Cara Menghitung Backorder

Kuantitas Backorder

Menghitung backorder melibatkan pemantauan pesanan yang belum terpenuhi atau terlambat dikirim. Ada beberapa metode yang dapat digunakan tergantung pada informasi yang tersedia. Salah satu rumus yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

Backorder Quantity = Jumlah Permintaan − Jumlah Persediaan yang Tersedia

Berikut langkah-langkah umum cara menghitungnya:

  1. Identifikasi Permintaan:
    • Tentukan jumlah total permintaan dari pelanggan. Ini bisa diperoleh dari pesanan yang diterima atau dari data penjualan.
  2. Tentukan Jumlah Persediaan yang Tersedia:
    • Identifikasi jumlah stok yang saat ini tersedia. Ini bisa diperoleh dari sistem manajemen persediaan atau pencatatan persediaan yang akurat.
  3. Gunakan Rumus Backorder:
    • Gunakan rumus di atas untuk menghitungnya. Kurangkan jumlah persediaan yang tersedia dari jumlah permintaan untuk mendapatkan jumlah backorder.

Contoh:

Jika total permintaan dari pelanggan adalah 500 unit dan jumlah persediaan yang tersedia hanya 400 unit, maka backorder dapat dihitung sebagai berikut:

Backorder Quantity = 500 − 400 = 100

Jadi, dalam contoh ini, terdapat 100 unit yang dalam kondisinya.

Penting untuk dicatat bahwa rumus ini memberikan gambaran sederhana dari jumlah backorder. Namun, dalam konteks bisnis yang lebih kompleks, faktor seperti waktu tunggu, estimasi waktu pengiriman, dan prioritas pengiriman dapat mempengaruhi cara backorder dihitung dan dielola.

Pemantauan dan pengelolaan backorder yang efektif melibatkan pemahaman mendalam tentang sistem manajemen persediaan dan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu, penggunaan perangkat lunak manajemen persediaan yang canggih dapat membantu dalam mengoptimalkan proses ini.

Backorder Rate

Backorder Rate mengukur seberapa sering pesanan tidak dapat segera dipenuhi dan harus ditempatkan dalam kondisi backorder. Ini dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut:

Backorder Rate = (Jumlah Backorder/Total Permintaan) × 100%

Berikut adalah langkah-langkah untuk menghitung Backorder Rate:

Identifikasi Jumlah Backorder:

Tentukan jumlah pesanan yang saat ini berada dalam kondisi backorder. Ini bisa diperoleh dari sistem manajemen persediaan atau pencatatan persediaan yang akurat.

Identifikasi Total Permintaan:

Tentukan total permintaan dari pelanggan selama periode waktu tertentu. Ini dapat diperoleh dari pesanan yang diterima atau dari data penjualan.

Gunakan Rumus Backorder Rate:

Gunakan rumus di atas untuk menghitung Backorder Rate. Bagi jumlah backorder dengan total permintaan, lalu kalikan hasilnya dengan 100 untuk mendapatkan persentase.

Contoh:

Jika jumlah backorder adalah 100 unit dan total permintaan selama periode waktu tertentu adalah 800 unit, maka Backorder Rate dapat dihitung sebagai berikut:

Backorder Rate = (100/800) × 100% = 12.5%

Jadi, dalam contoh ini, Backorder Rate adalah 12.5%.

Backorder Rate yang rendah menunjukkan bahwa perusahaan efisien dalam memenuhi permintaan pelanggan tanpa mengalami keterlambatan signifikan. Sebaliknya, Backorder Rate yang tinggi dapat menunjukkan bahwa perusahaan mungkin menghadapi kendala dalam manajemen persediaan atau rantai pasokan. Pengukuran Backorder Rate secara berkala dapat membantu perusahaan untuk memonitor kinerja operasionalnya dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

Cara Meminimalisir Backorder

Meminimalisir backorder memerlukan pendekatan yang terintegrasi dan strategis dalam manajemen persediaan dan rantai pasokan. Berikut adalah beberapa cara untuk mengurangi atau meminimalisir tingkat backorder:

Peramalan yang Akurat

Meningkatkan akurasi peramalan permintaan pelanggan dapat membantu merencanakan persediaan dengan lebih tepat. Menggunakan metode peramalan yang canggih dan mengintegrasikan data historis dapat membantu mengidentifikasi pola dan tren yang dapat mempengaruhi permintaan.

Stok Keselamatan yang Optimal

Menentukan stok keselamatan yang optimal untuk setiap produk dapat membantu mengatasi fluktuasi dalam permintaan. Stok keselamatan yang tepat dapat memberikan perlindungan terhadap ketidakpastian dan mengurangi risiko hal ini terjadi.

Sistem Manajemen Persediaan yang Canggih

Mengimplementasikan sistem manajemen persediaan yang canggih dan terintegrasi. Sistem ini dapat memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap stok, memungkinkan pemantauan real-time, dan memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Kerjasama yang Erat dengan Pemasok

Membangun hubungan yang erat dengan pemasok untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan komponen kunci. Komunikasi yang efektif dengan pemasok dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah lebih awal dan menghindari kehabisan stok.

Manajemen Rantai Pasokan yang Efisien

Mengoptimalkan manajemen rantai pasokan dengan memastikan koordinasi yang baik antara berbagai tahap dalam rantai pasokan. Ini termasuk produksi, distribusi, dan logistik. Keselarasan antar departemen dan mitra bisnis sangat penting.

Stok Cadangan Strategis

Menyimpan stok cadangan strategis untuk produk yang memiliki permintaan fluktuatif atau rentan terhadap perubahan musiman. Stok cadangan dapat membantu mengatasi lonjakan permintaan mendadak.

Evaluasi dan Pemantauan Terus-Menerus

Melakukan evaluasi dan pemantauan terus-menerus terhadap kinerja rantai pasokan dan manajemen persediaan. Memantau metrik seperti Backorder Rate secara berkala dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah dan peluang perbaikan.

Penggunaan Teknologi Otomatisasi

Mengimplementasikan teknologi otomatisasi untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dan eksekusi tugas-tugas rutin. Otomatisasi dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi risiko keterlambatan.

Kebijakan Penggantian atau Insentif

Menerapkan kebijakan penggantian atau memberikan insentif kepada pelanggan yang mengalami backorder. Tindakan ini dapat membantu mempertahankan kepercayaan pelanggan.

Kesimpulan

Backorder adalah bagian tak terpisahkan dari dinamika bisnis modern. Manajemen yang efektif dari situasi backorder memerlukan kombinasi peramalan yang akurat, pengelolaan rantai pasokan yang efisien, dan komunikasi transparan dengan pelanggan. Dalam dunia yang terus berubah ini, bisnis yang dapat mengatasi tantangan backorder dengan bijak akan memiliki keunggulan kompetitif yang signifikan.

Kendalikan Backorder dengan Inventory Management TAG Samurai

Mengatasi Tantangan Stok Terbatas

Inventory Management TAG Samurai memberikan solusi presisi untuk mengelola backorder. Bagian ini menekankan kemampuan untuk mengatasi tantangan stok terbatas dengan menggunakan TAG Samurai. Mengoptimalkan proses penanganan backorder, mengidentifikasi produk yang dapat segera dipenuhi, dan memastikan kelancaran pesanan pelanggan. TAG Samurai bukan hanya manajemen inventaris; ini adalah kunci untuk menavigasi permasalahan backorder dengan percaya diri.

Antisipasi dan Penuhi Permintaan

Di dunia e-commerce yang kompetitif, kecepatan adalah segalanya. TAG Samurai menyediakan pembaruan real-time, memungkinkan Anda untuk mengantisipasi dan memenuhi permintaan pelanggan. Bagian ini menyoroti keunggulan dalam menghadapi backorder dengan kecepatan. Dapatkan visibilitas penuh terhadap status pesanan, identifikasi peluang untuk pemenuhan cepat, dan pastikan kepuasan pelanggan tetap tinggi.

Maksimalkan Profitabilitas Pesanan yang Tertunda

Strategi pintar dibutuhkan untuk mengelola backorder dengan efektif. TAG Samurai memberikan analitika cerdas untuk mengidentifikasi peluang dalam pesanan yang tertunda. Bagian ini menekankan pentingnya strategi pengelolaan backorder yang cerdas untuk memaksimalkan profitabilitas. Manfaatkan wawasan yang mendalam, identifikasi produk yang paling dibutuhkan, dan pastikan setiap pesanan yang tertunda menghasilkan keuntungan maksimal.

Jelajahi Fitur TAG Samurai dengan Demo dan Konsultasi Gratis Bersama Kami Disini

Baca juga: Inventory Planning adalah: Arti, Tujuan, Metode

Kania Sutisnawinata