7 Tips Mengelola Stok Barang Perusahaan di Gudang Secara Efektif

Setiap perusahaan pasti memiliki tempat untuk menyediakan stok barang produksinya. Bagaimana tips mengelola stok barang perusahaan? Dalam artikel ini akan dijelaskan caranya karena mengelola stok barang adalah hal penting

Apalagi jika Anda harus mengelola stok barang dalam jumlah besar, maka itu menjadi tantangan tersendiri. Perlu ada pengelolaan yang baik agar tidak mengalami kerugian yang diakibatkan keteledoran dalam menghitung stok barang.

Alasan Pentingnya Mengelola Stok Barang

Mengapa persediaan barang di gudang harus terjaga? Stok barang yang tidak dikelola akan menimbulkan bencana bagi pemilik perusahaan. Pasalnya, hal tersebut dapat menyebabkan mudahnya kehilangan barang karena tidak ada kalkulasi yang tepat.

Selain itu, stok barang dapat diambil atau dikorupsi oleh oknum yang tidak bertanggung jawab jika tidak dikelola dengan baik sehingga kerugian pun tidak dapat dielakkan.

Untuk itu, mengelola barang perusahaan menjadi hal krusial yang wajib dilakukan terutama untuk mengatur produksi dan penjualan. Jadwal produksi dibuat serta distribusi produk dihitung, agar perolehan hasil menjadi sesuai dan tidak ada kelebihan barang yang merugikan.

Manfaat Mengelola Stok Barang Perusahaan

Adapun untuk penanganan jadwal produksi serta distribusi, maka pekerjaan tersebut dilakukan oleh seorang Warehouse Management. Maksud dari mengelola stok barang perusahaan adalah sebagai berikut:

• Menjaga kualitas barang logistik.
• Menjaga kuantitas barang agar sesuai dengan kebutuhan dan tidak berlebihan.
• Agar stok barang tertata rapi sehingga mudah untuk dianalisis.
• Wujud peningkatan pelayanan dalam distribusi.
• Menghasilkan data faktual, akurat, dan akuntabel.
• Memudahkan pengawasan.
• Proses administrasi berlangsung baik dan menghindari penyelewengan yang mungkin terjadi.

Tips Mengelola Stok Barang Perusahaan di Gudang

Berikut adalah tips mengelola stok barang di gudang yang bisa diterapkan oleh manajemen stok barang dalam mengembangkan bisnisnya.

1. Kapasitas Gudang yang Sesuai

Saat Anda ingin mengelola stok barang, maka cara mengelola stok barang yaitu ruangan untuk menyimpan barang tersebut.

Gudang perlu dibuat agar produk terjaga kualitasnya karena tidak mungkin barang hanya diletakkan di luar ruangan yang bisa membuat kualitas barang menjadi mudah rusak.

Gudang harus dibuat sesuai dengan jumlah stok barang. Jika stok barang berlimpah, buatlah gudang dengan kapasitas besar. Ada juga produk yang membutuhkan sirkulasi udara sehingga gudang perlu diberikan ventilasi yang memadai.

Namun, untuk barang yang sedikit, Anda bisa menimbun barang di suatu ruangan atau bisa juga dengan menaruhnya di rak, etalase, dsb.

2. Tuliskan Daftar Stok Barang

Setelah memproduksi barang tersebut, hendaknya jumlah barang dan nama barang tersebut dicatat. Hal ini agar tidak menimbulkan risiko kehilangan barang atau stok habis ketika penawaran sedang naik.

Sediakan pekerja yang khusus untuk pencatatan stok barang baik untuk yang masuk (produksi) atau yang keluar (distribusi).

Tips mengelola stok barang perusahaan untuk memudahkan dalam mencatat data yaitu memakai program pendukung melalui komputer sehingga data lebih akurat dan perhitungan menjadi lebih mudah.

Data merupakan hal penting dalam pengontrolan, analisa, dan pembuat keputusan tentang stok barang. Dengan adanya data, Anda juga bisa menentukan strategi pemasaran apa, produk mana yang lebih laku keras, serta dapat memprediksi penjualan barang untuk periode selanjutnya.

Oleh sebab itu, buatlah catatan daftar stok barang secara lengkap agar dapat dimanfaatkan lebih baik untuk kontrol stok barang yang berkelanjutan baik menggunakan buku stok barang maupun menggunakan komputer.

Jangan lupa untuk membackup data tersebut dengan menyimpannya di google drive, fd, atau perangkat lainnya agar tidak mudah hilang.

3. Buat Forecast dan Jadwal Stok Barang

Tips mengelola stok barang perusahaan selanjutnya adalah membuat forecast. Forecast adalah perkiraan persediaan stok barang yang kerap dilakukan untuk mengantisipasi ketiadaan barang.

Dengan adanya forecast, pebisnis dapat memperkirakan kapan barang habis dan kapan perlu memesan bahan baku untuk proses produksi.  Metode Forecast ada tiga, yaitu asumsi, data historis, dan permintaan langsung.

• Asumsi: membuat perkiraan pengadaan barang dari asumsi yang dinilai dari faktor ROP, EOQ, SL, dan SS. Asumsi ini yang akan dibuat oleh manajer.
• Data historis: Data ini diperoleh dari rekapan perusahaan dari jumlah barang yang dibutuhkan. Nantinya, akan dibandingkan dengan tingkat kebutuhan stok barang di gudang.
• Permintaan langsung: Divisi yang membutuhkan sotk akan membuat permintaan langsung untuk pembelian barang baku dengan diawasi oleh manajer berdasarkan data historis yang ada.

Setelah membuat forecast, perusahaan perlu untuk membuat laporan stok barang harian untuk menentukan kapan akan melakukan pembelian sehingga akan memudahkan Anda untuk menghitung modal persediaan dalam waktu tertentu.

4. Buat Kode Pada Setiap Produk

Hal yang paling penting lainnya dari tips mengelola stok barang perusahaan yaitu menambahkan kode barang. Kode barang dapat memudahkan Anda dalam proses penyortiran jenis barang serta menghindari adanya kekeliruan dalam input data.

Cara membuat kode barang gudang dapat dilakukan dengan berbagai macam simbol ada yang dalam bentuk warna, angka, motif atau model tertentu. Dengan adanya kode, Anda dapat mengenali jenis barang secara cepat sehingga lebih efisien.

Selain itu, penggunaan kode juga memudahkan dalam mengelompokkan barang di gudang. Anda tidak perlu menuliskan nama produk yang panjang sehingga tidak memakan banyak waktu.

5. Memisahkan Stok Lama dan Baru

Stok barang  perlu dipisahkan antara yang lama dengan yang baru agar tidak menimbulkan kebingungan dalam memasukkan data dan perhitungan. Tuliskan berapa jumlah stok lama dan catat pula berapa stok baru yang ada di dalam gudang.

Sebaiknya, keluarkan terlebih dahulu stok lama untuk menghabiskannya sehingga tidak mengalami kerugian yang besar. Terutama untuk produk yang memiliki masa kadaluarsa, maka jelas perlu dikeluarkan lebih cepat. Contoh stok barang makanan, minuman, dan skincare.

6. Melakukan Pengecekan Sebelum Stok Disimpan

Langkah tips mengelola stok barang perusahaan selanjutnya adalah harus teliti dan lakukan pengecekan barang sebelum dimasukkan ke dalam gudang.

Perlu dilakukan uji quality control atau pengecekan kualitas dari produk untuk mengetahui mana barang yang cacat dan harus dipisahkan dari produk terverifikasi.

7. Evaluasi

Tips mengelola stok barang perusahaan terakhir yaitu selalu lakukan evaluasi. Evaluasi tidak hanya dilakukan sebelum stok disimpan, tetapi juga setelahnya. Rutinlah melakukan evaluasi stok secara berkala mengenai kuantitas dari barang yang akan dijual.

Jika sudah sesuai, saatnya melakukan proses distribusi barang, dimana pihak purchasing akan mencari pihak supplier untuk membeli barang dari perusahaan Anda.

Penutup

Itulah tips mengelola stok barang perusahaan baik skala kecil maupun untuk yang skala besar. Stok barang perlu dikelola agar memudahkan proses penjualan serta agar menghindari kesalahan maupun kerugian.

Mengelola stok barang bukanlah perkara yang mudah. Oleh sebab itu, perlu adanya koordinasi dari berbagai pihak terkait dalam perusahaan serta aturan yang jelas sehingga manajer mampu mengakomodasi seluruh kegiatan pengelolaan stok barang dengan baik.

Jika diperlukan, Anda bisa menggunakan bantuan aplikasi stok barang. Salah satu software yang terbaik adalah TAG SAMURAI. Coba dan rasakan manfaatnya!

Dapatkan Demo TAG Samurai Secara Gratis, Untuk Mengetahui Selengkapnya!